Автоматизация отчетности по проектам с почасовой оплатой в digital-агентстве

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Manao Dev — агентство проектной B2B-разработки с почасовой моделью оплаты. Команда ведет несколько проектов параллельно, выполняет разные типы задач и регулярно отчитывается перед клиентами.

Основная проблема — отсутствие удобной системы, которая одновременно учитывает задачи, время, оплату и документы.

Требовалось создать решение, которое позволит:

• видеть список выполненных задач за выбранный период
• понимать фактически затраченное время по каждой задаче
• быстро переходить в карточки задач
• получать итоговое количество часов и сумму к оплате
• исключить ручной сбор данных и ошибки расчетов
• обеспечить прозрачность для менеджеров, клиентов и бухгалтерии

Дополнительной сложностью было то, что агентство работает сразу с несколькими проектами и компаниями-заказчиками, поэтому отчетность должна была масштабироваться и сохранять историю.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Работа началась с базовой версии системы отчетов (v1), построенной на фильтрах задач.

Отчет формировался по заданным параметрам: период, проект, тип задач, статус, процент оплаты. После согласования формировалась ссылка для клиента, создавались документы и выставлялась сделка.

Однако в процессе использования выявились серьезные ограничения:

• оплаченные задачи исчезали из выборки
• невозможно было восстановить отчет за прошлые периоды
• отсутствовал учет неоплачиваемых работ (например, багов)
• не было сквозной аналитики по времени и оплатам

Для решения проблем была разработана новая система — Отчеты v2 на базе канбана и смарт-процессов CRM.

Ключевые изменения:

• отчет стал отдельной сущностью со своей карточкой
• задачи связываются с проектами и компаниями
• весь процесс ведется через канбан-статусы
• данные по задачам, оплатам и документам хранятся централизованно
• выстроена цепочка: задачи → отчет → сделка → документы → оплата

Менеджер формирует отчет через карточку, применяет фильтры и получает список задач. Время суммируется автоматически, а задачи с типом «Баг» исключаются из оплаты.

Клиент получает брендированную страницу отчета с детализацией работ и ссылками на задачи.

После оплаты:

• отчет автоматически переводится в статус «Оплачено»
• задачи получают отметку 100% оплаты
• данные сохраняются в системе и доступны в любой момент
• документы прикрепляются к карточке отчета

3. Результаты сотрудничества

Внедрение системы позволило полностью перестроить процесс отчетности и финансового контроля проектов.

Основные результаты:

• значительно сокращено время подготовки отчетов
• исключены ошибки ручных расчетов
• обеспечена прозрачность для клиентов
• создан единый архив отчетов и документов
• автоматизирован контроль оплат
• устранено повторное выставление задач
• система масштабируется при росте количества проектов

Клиенты получили доступ к текущим и прошлым отчетам, что снизило количество уточнений и повысило доверие к агентству.

Менеджеры избавились от ручного сбора данных, а бухгалтерия — от поиска документов и сверок.