Цифровизация управления юридическими проектами Win&Joy на базе Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Юридическая компания Win&Joy ведет сложные судебные проекты. В работе одновременно находится до 30 дел, каждое со своими сроками, документами и коммуникациями.

С ростом количества проектов усилилась операционная нагрузка:

• ручной контроль задач;
• сложность координации команды;
• отсутствие прозрачного учета времени;
• разрозненность финансовых данных.

Компании требовалась единая система для управления проектами, учета рабочего времени, финансового контроля и удаленной работы команды.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

После отказа от предыдущих решений компания сформировала перечень требований к новой системе. В приоритете были:

• удобный интерфейс,
• проектное управление,
• учет времени,
• финансовый контроль,
• удаленный доступ.

Финальный выбор сделали в пользу Аспро.Cloud. Помимо функциональности, важную роль сыграла тарифная модель — компания могла подключать к системе стажеров и подрядчиков без дополнительных лицензий.

Старт внедрения

Внедрение проходило без привлечения внешних интеграторов. Руководитель самостоятельно настраивала систему под процессы компании.

На старте команда провела консультацию с экспертом Аспро.Cloud. Это позволило:

• быстрее разобраться в инструментах,
• понять логику автоматизаций,
• адаптировать модули под юридическую практику.

Архитектура процессов

Работу выстроили в двух параллельных контурах:

• Воронка продаж — управленческий контроль сделок.
• Проектный модуль — операционная работа юристов.

Сделка не закрывается после подписания договора, а остается активной до завершения всех юридических услуг. Это дает полную картину взаимодействия с клиентом.

Шаблонизация проектов

Для типовых дел внедрили шаблоны. Они включают стадии и задачи по процедурам банкротства и другим юридическим процессам.

Эффект от шаблонов:

• быстрый запуск проектов,
• единый стандарт работы,
• снижение организационных ошибок.

При нестандартных делах команда использует гибкую постановку задач без фиксированных этапов.

Учет времени и аналитика

Сотрудники фиксируют трудозатраты по задачам. Руководитель получает отчеты по:

• загрузке специалистов,
• длительности этапов,
• экономике проектов.

Это позволяет корректировать стоимость услуг и планировать ресурсы.

Финансовая автоматизация

Финансовый модуль внедрили для сопровождения этапных оплат. Счета формируются автоматически на основе данных сделки.

Интеграция с банком обеспечила автоматическую фиксацию оплат, формирование отчетов ПиУ и ДДС и прозрачность финансовых потоков.

Командная синхронизация

Общий календарь объединил судебные заседания и встречи. Сотрудники видят занятость коллег и координируют графики.

Параллельно компания начала формировать базу знаний судебные кейсы, шаблоны документов и методические материалы. Это ускоряет обучение новых сотрудников и снижает нагрузку на руководителя.

Пользовательская адаптация

На старте внедрения возникал организационный барьер — часть юристов не сразу фиксировала задачи и время. Однако по мере работы команда освоила инструменты и начала использовать систему в полном объеме.

3. Результаты сотрудничества

Операционные изменения:

• упростился контроль проектов;
• появилась прозрачность загрузки команды;
• ускорилась работа с продажами;
• систематизировался финансовый учет.

Управленческий эффект:

• снизилась операционная нагрузка на руководителя;
• сократилось время на контроль задач;
• повысилась управляемость проектной работы.

Компания также подготовила процессы к масштабированию и планирует подключение интеграций с телефонией и мессенджерами для централизации лидов.