Цифровизация процессов digital-агентства на базе Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

LAVA AGENCY — digital-агентство с активным ростом команды и количества проектов. На старте бизнес-процессы выстраивались вокруг Telegram: там проходили обсуждения, ставились задачи и согласовывались дедлайны.

С увеличением нагрузки такой формат перестал обеспечивать управляемость. Задачи терялись в переписках, сотрудники пропускали дедлайны, а руководству становилось все сложнее контролировать ход проектов.

Агентство уже имело опыт работы с системой управления проектами, но предыдущий сервис не развивался, имел устаревший интерфейс и не закрывал потребности агентства. Целью стало найти решение, которое позволит централизовать управление проектами, задачами, наймом и финансами без роста операционной нагрузки.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда проанализировала доступные на рынке решения и выбрала Аспро.Cloud как универсальную систему управления бизнесом. Ключевыми факторами стали регулярные обновления, современный интерфейс и возможность работать с разными типами проектов без доработок.

Внедрение проходило силами команды LAVA AGENCY. Благодаря понятному интерфейсу помощь сторонних специалистов не понадобилась. Основное внимание уделили настройке структуры под агентские процессы.

В системе настроили:

• проекты с карточками, бюджетами, задачами и ответственными;
• шаблоны проектов под разные направления, чтобы ускорить запуск новых работ;
• регулярные задачи для отчетности и повторяющихся процессов;
• HR-воронку в CRM с этапами найма и автоматическим созданием карточек кандидатов;
• интеграцию с Telegram-ботом для сбора откликов;
• календарь встреч с напоминаниями;
• базу знаний и онбординг новых сотрудников;
• финансовый учет с автоматической загрузкой данных из банка «Точка».
• Все процессы — от работы с клиентами до адаптации новых специалистов — были собраны в одном цифровом контуре.

3. Результаты сотрудничества

После перехода на Аспро.Cloud агентство получило прозрачную и управляемую систему работы.

Операционные результаты:

• задачи и коммуникации перестали теряться;
• команда быстрее согласовывает решения и дает обратную связь;
• HR-процессы ускорились в 2 раза;
• снизилось количество ручных операций и рутинных действий.
• Качественные изменения:
• у сотрудников появился единый источник информации;
• новые специалисты быстрее включаются в работу за счет онбординга;
• руководители видят полную картину по проектам и загрузке команды.

Система масштабируется вместе с бизнесом и используется как для клиентских проектов, так и для внутренних задач агентства.