Цифровая «акватория» Первой Портовой Компании: миграция 4000+ сотрудников с SharePoint на отечественную платформу

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«Первая Портовая Компания» — ведущая группа логистических и стивидорных предприятий России. В её структуру входят десятки юридических лиц и более 4000 сотрудников, работающих в Балтийском и Азово-Черноморском бассейнах.

Контекст

До старта проекта цифровым фундаментом компании был Microsoft SharePoint. В текущих реалиях платформа превратилось в уязвимость: санкционные риски, отсутствие вендорской поддержки и невозможность обновлений. Архитектура не справлялась с масштабированием бизнеса, тормозила развитие. Интерфейс безнадежно устарел, сотрудники «в полях» (докеры, портовые инженеры) саботировали работу в системе, предпочитая мессенджеры и бумагу.

Бизнес-задачи:

• Провести бесшовную миграцию на отечественный стек без остановки операционных процессов;
• Создать единый цифровой хаб, который объединит разрозненные бизнес-приложения, HR-сервисы и коммуникации в понятный интерфейс;
• Обеспечить отказоустойчивость среды при одновременной работе 4000+ пользователей;
• Внедрить инструменты целеполагания.

Бронза в номинации «Лучшее вовлечение в интранет»

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Главный вызов — превратить портал в центральный хаб данных. Стандартный функционал не мог закрыть потребности сложной матричной структуры холдинга. Поэтому мы отказались от готового внедрения в пользу кастомной Enterprise-архитектуры на Bitrix24, реализовали «бесшовную склейку» с существующим ИТ-ландшафтом ППК.

Аналитика

Совместно с командой клиента ARTW провели серию сессий и анкетирование фокус-групп, чтобы понять, как сотрудники ищут и используют информацию, какие сервисы им необходимы в ежедневной работе. Учли сложную матричную структуру и разнородную аудиторию (от топ-менеджмента в Москва-Сити до сменных бригад в порту Туапсе). Сегментировали пользователей и прописали все пользовательские сценарии и бизнес-процессы для каждой группы.

Проект построен с учётом пожеланий сотрудников: регулярно проводились интервью, собиралась обратная связь, тестировались интерфейсы. Многие функции появились по запросу пользователей, благодаря чему портал максимально соответствует реальным рабочим сценариям.

UX-проектирование

Результатом стала концепция «Модульного конструктора». Экосистема построена как набор независимых модулей, у каждого собственная логика, интеграции и дизайн. При этом все элементы работают согласованно и воспринимаются как часть единого пространства. Такой подход дает системе гибкость, позволяет оперативно внедрять новые функции, масштабировать проект и поддерживать единый визуальный стиль.

Главная страница — это персонализированный дашборд. Сотрудник видит только те виджеты, которые нужны его роли (KPI, задачи, актуальные новости, корпоративные события и полезные ссылки).

Навигация организована так, чтобы пользователь мог с минимальным количеством кликов перейти к нужной информации или сервису. Поиск реализован с поддержкой фильтров и подсказок, учитывает историю запросов и предпочтения.

В обновлённом портале появились разделы с внутренними вакансиями, интерактивной доской почёта, историями сотрудников и династий. База знаний включает материалы по охране труда, календарь событий и справочник защитной экипировки. Информационная панель и персонализированные рекомендации помогают быстро находить нужные сервисы и материалы.

Система уведомлений и обратной связи позволяет сотрудникам своевременно получать важную информацию и легко взаимодействовать с коллегами.

Визуальные решения

Полностью переработали стандартный интерфейс и создали уникальный цифровой стиль на основе нового брендбука. Вместо скучных серых таблиц — чистый интерфейс в цветах глубокий синий и морской селадон, динамичные линии, отсылающие к морской тематике.

Визуальные элементы — контейнеры, якоря, волны — не только украшают интерфейс, но и делают навигацию интуитивной, помогая быстро ориентироваться среди множества разделов. Акцидентный шрифт и паттерны адаптированы для веба, поддерживают узнаваемость компании и делают портал «своим» для каждого сотрудника.

Архитектура и Интеграции

Главная сложность проекта — «бесшовная склейка» портала с ИТ-ландшафтом ППК:

— Структура и HR-системы

• Портал интегрируется с кадровыми системами компании и внутренними бизнес-приложениями через API. Данные о структуре компании, вакансиях, отпусках и днях рождения подтягиваются в реальном времени.

— Безопасность (SIEMS)

• Внедрена единая система авторизации через корпоративные службы. Портал обеспечивает единый вход для всех сервисов, интеграцию с корпоративной почтой и бизнес-приложениями.
• Реализовано жесткое разграничение прав доступа.
• Внедрена система мониторинга и централизованный аудит событий безопасности. Любая аномальная активность отслеживается. Уволенный сотрудник теряет доступ к порталу автоматически.

— Highload-нагрузки

• Для распределения нагрузки, обеспечения отказоустойчивости и быстродействия при 4000+ пользователях была применена кластеризация базы данных и веб-серверов.

Адаптивная версия

Отдельный вызов – адаптивная версия портала. Чаще всего, сценарий использования Битрикс24 предусматривает работу в десктоп-версии, и отдельные, самые важные сценарии в мобильном приложении. Команда ARTW разработала своё решение для использования 100% функциональности портала в режиме адаптивной вёрстки.

Самыми ресурсоемкими оказались блоки использования календаря и коммуникации, а также модули, в которых заложен интерактив и большой объем визуальной информации, такие как организационная диаграмма.

Зная, что 75% сотрудников потребляют контент на бегу, мы спроектировали интерфейс так, чтобы любой сервис, от заказа справки до чтения лонгрида, был полноценно доступен со смартфона и планшета. Для каждого модуля предусмотрен адаптивный дизайн: портал одинаково хорошо работает на разных устройствах.

3. Результаты сотрудничества

Проект успешно внедрён, сдан и переведен в стадию активного развития. Мы выполнили технологическое замещение иностранного ПО, ликвидировав риски блокировки данных.

В результате получился технологичный и надёжный портал, который объединяет сотрудников, автоматизирует бизнес-процессы и делает совместную работу прозрачной и эффективной.

Бизнес-метрики:

• Все сотрудники холдинга (4000+ человек), работающие в разных регионах и на разных должностях, переведены в единое цифровое поле. Разрыв между портами и центральным офисом нивелирован.
• 75% пользователей заходят на портал с мобильных устройств (ранее этот показатель был ниже 20% из-за отсутствия адаптива).
• Система стабильно держит 3000+ уникальных пользователей ежедневно, сохраняя скорость и стабильность сервисов. Кластерная архитектура и оптимизация кода позволили сохранить высокую скорость отклика интерфейса, несмотря на тяжелый контент и сложную логику прав доступа, даже в пиковые часы нагрузки (утренние планерки, рассылка новостей).

Качественные изменения:

• Импортозамещение и ликвидация разрозненных систем. Портал стал «точкой сборки» для сервисов. Внутренние вакансии, база знаний по охране труда, интерактивная доска почета и заказ экипировки — теперь это делается сотрудником в пару кликов, а не через служебные записки.
• Ускорение онбординга. Новые сотрудники быстрее погружаются в контекст благодаря интерактивной базе знаний и прозрачной оргструктуре.
• Укрепление HR. Портал не только автоматизировал бизнес-процессы, но и стал площадкой для обмена знаниями, общения и совместных проектов. Система гибко настраивается под задачи разных подразделений и масштабируется по мере роста компании.
• Безопасность. Данные перенесены на защищенные российские сервера, контур закрыт от внешних угроз, реализовано разграничение доступов, внедрен централизованный аудит действий, мониторинг активностей. Резервирование и регулярные проверки позволяют быстро восстанавливать сервисы при сбоях. Новые модули и интеграции внедряются без остановки работы основных сервисов.

4. Заключение

Проект реализован ARTW в тесном сотрудничестве с ИТ-специалистами и рабочими группами ППК. Все изменения и новые функции проходят тестирование и внедряются с учетом пользовательского опыта.

Мы не просто заместили SharePoint на Битрикс24, мы использовали этот шаг как трамплин для технологического рывка. Проект ППК показывает, что на отечественном ПО можно строить сложные, высоконагруженные экосистемы, которые по UX и интеграционным возможностям превосходят западные решения предыдущего поколения. Мы создали цифровую систему для стратегически важного предприятия, соединив требования промышленной безопасности с удобством современных консьюмерских приложений.

Разработка и интеграция корпоративных решений: ARTW в числе лидеров