Внутренний портал Министерства — цифровая рабочая среда для 1500+ сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Внутренний портал Министерства на момент старта проекта использовался более чем 1500 сотрудниками, но фактически не выполнял роль ежедневного рабочего инструмента. Несмотря на наличие полезной информации и сервисов, портал воспринимался как вспомогательный ресурс и использовался нерегулярно. Устаревший дизайн, сложный UX и хаотичная структура приводили к низкой вовлечённости сотрудников и тормозили цифровизацию внутренних процессов.

Перед заказчиком стояла комплексная бизнес-задача: превратить внутренний портал в полноценную цифровую среду для работы сотрудников, которая упрощает процессы, снижает бюрократию и поддерживает сотрудников в повседневной деятельности.

Особенность проекта заключалась в том, что портал должен был стать удобным и понятным инструментом даже для сотрудников с консервативными привычками работы и разным уровнем цифровой подготовки.

🔹 Ключевые цели проекта:

— перевести взаимодействие сотрудников с Министерством в цифровой формат;

— повысить активность и регулярность использования портала;

— оптимизировать структуру и навигацию;

— обновить дизайн в соответствии с новым фирменным стилем;

— упростить адаптацию новых сотрудников;

— улучшить коммуникацию между департаментами и кросс-отделами.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект начался с глубинного исследования пользователей. Мы провели серию интервью с сотрудниками различных департаментов, чтобы выявить реальные барьеры и сценарии использования портала.

🔹 Исследование показало:

— портал не воспринимается как «рабочий стол»;

— навигация непонятна, нужные разделы сложно найти;

— важные новости теряются в неудобной ленте;

— сервисы (пропуска, автомобили, канцелярия) разрознены и дублируют действия;

— нет единой точки помощи и понятного FAQ.

🔹 Параллельно мы проверяли гипотезы:

— пользователям не нужны все разделы портала;

— обучение работе с порталом востребовано, но времени на него нет.

На основе этих данных мы выбрали новый подход: сохранить привычные паттерны для опытных пользователей, но оптимизировать пользовательские пути и скорость взаимодействия в соответствии с современными требованиями.

🔹 Ключевые решения:

— полная реструктуризация портала и переработка более 20 разделов и сервисов;

— внедрение персонализации: личные профили сотрудников, настройка виджетов и управление рабочим статусом;

— цифровизация процессов планирования отпусков, заказа пропусков, автомобилей и кадровых документов;

— внедрение интерактивных карт зданий Министерства с поиском по кабинетам и сотрудникам;

— развитие поиска сотрудников по компетенциям;

— запуск общего календаря событий, объединяющего дни рождения, праздники и мероприятия Министерства.

🔹 Проект реализовывался в условиях ограниченного доступа к внутренним системам. Это потребовало нестандартных методов работы:

— онлайн-сессии с демонстрацией экрана вместо классического аудита;

— последовательный разбор разделов портала совместно с заказчиком;

— воссоздание структуры разделов на основе живых сценариев.

🔹 Отдельным сложным блоком стала разработка интерактивных карт зданий Министерства:

— актуализация планов помещений с учётом многолетних реконструкций;

— видео-обходы коридоров и переходов сотрудниками;

— воссоздание реальной архитектуры, включая скрытые проходы и ориентиры.

3. Результаты сотрудничества

В результате проект полностью изменил роль внутреннего портала в жизни Министерства. Портал трансформировался из редко используемого ресурса в повседневный рабочий инструмент, который сопровождает сотрудника на каждом этапе его работы.

Сотрудники не только получили быстрый доступ к ключевым сервисам — заказу автомобилей, пропусков, канцелярии и кадровых документов, но и единое пространство для решения рабочих задач: получения новостей, поиска коллег, документов и актуальной информации. Взаимодействие между департаментами и кросс-отделами стало быстрее и прозрачнее, а внутренние процессы — более эффективными.

🔹 Ключевые метрики:

— +20% рост активных пользователей;

— практически 100% сотрудников стали постоянными пользователями портала;

— 3 176 640 просмотров страниц за период после запуска;

— до 1 416 уникальных пользователей в день;

— до 18 000 просмотров страниц в день;

— около 15 500 обращений к сервисам заказа авто, пропусков и библиотеки.

🔹 Востребованные фичи (по результатам опросов):

— интерактивная карта Министерства с поиском по кабинетам;

— личные профили сотрудников;

— отображение актуального рабочего статуса;

— сервис «Планирование отпусков».

Более 90% респондентов высоко оценили дизайн и функциональность портала.

4. Заключение

Этот кейс — пример того, как внутренняя цифровая платформа может стать повседневным рабочим инструментом для сотрудников крупного государственного ведомства.

Мы решили нетривиальную задачу:

— сохранили привычные паттерны для консервативных пользователей,

— внедрили современные цифровые сценарии,

— сделали сложные процессы простыми и понятными.

В результате портал стал поддерживающим сервисом, который помогает сотрудникам работать быстрее, проще и эффективнее.