Внутренний портал Министерства — цифровая рабочая среда для 1500+ сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Внутренний портал Министерства на момент старта проекта использовался более чем 1500 сотрудниками, но фактически не выполнял роль ежедневного рабочего инструмента.

Несмотря на наличие полезной информации и сервисов, портал воспринимался как вспомогательный ресурс «на крайний случай». Устаревший дизайн, сложный UX и хаотичная структура приводили к низкой вовлечённости сотрудников и тормозили цифровизацию внутренних процессов.

Перед заказчиком стояла комплексная бизнес-задача: превратить внутренний портал в полноценную цифровую среду для работы сотрудников, которая упрощает процессы, снижает бюрократию и поддерживает сотрудников в повседневной деятельности.

🔹 Ключевые цели проекта:

— перевести взаимодействие сотрудников с Министерством в цифровой формат;

— повысить активность и регулярность использования портала;

— оптимизировать структуру и навигацию;

— обновить дизайн в соответствии с новым фирменным стилем;

— упростить адаптацию новых сотрудников;

— улучшить коммуникацию между департаментами и кросс-отделами.

Ключевой вызов проекта заключался в том, что аудитория портала была крайне разнородной: сотрудники разного возраста, с разным уровнем цифровой подготовки и устоявшимися привычками работы с предыдущей версией портала.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект начался с глубинного исследования пользователей. Мы провели серию интервью с сотрудниками различных департаментов, чтобы выявить реальные барьеры и сценарии использования портала.

🔹 Исследование показало:

— портал не воспринимается как «рабочий стол»;

— навигация непонятна, нужные разделы сложно найти;

— важные новости теряются в неудобной ленте;

— сервисы (пропуска, автомобили, канцелярия) разрознены и дублируют действия;

— нет единой точки помощи и понятного FAQ.

🔹 Параллельно мы проверяли гипотезы:

— пользователям не нужны все разделы портала;

— обучение работе с порталом востребовано, но времени на него нет.

На основе этих данных мы выбрали новый подход: сохранить привычные паттерны для опытных пользователей, но оптимизировать пользовательские пути и скорость взаимодействия в соответствии с современными требованиями.

🔹 Ключевые решения:

— полная реструктуризация портала и переработка более 20 разделов и сервисов;

— введение персонализации: личные профили, настраиваемые рабочие столы и виджеты;

— цифровизация ключевых HR- и административных процессов;

— создание сервисной логики вместо «справочного портала».

🔹 Проект реализовывался в условиях ограниченного доступа к внутренним системам. Это потребовало нестандартных методов работы:

— онлайн-сессии с демонстрацией экрана вместо классического аудита;

— совместные «прогулки» по порталу с заказчиком;

— воссоздание структуры разделов на основе живых сценариев.

🔹 Отдельным сложным блоком стала разработка интерактивных карт зданий Министерства:

— актуализация планов помещений с учётом многолетних реконструкций;

— видео-обходы коридоров и переходов сотрудниками;

— воссоздание реальной архитектуры, включая скрытые проходы и ориентиры.

3. Результаты сотрудничества

В результате проект полностью изменил роль внутреннего портала в жизни Министерства.

🔹 Продуктовые и пользовательские результаты:

— Портал трансформировался из редко используемого ресурса в повседневный рабочий инструмент

— Сотрудники получили быстрый доступ к сервисам: заказ авто, пропусков, канцелярии, кадровых документов

— Упростилось взаимодействие между департаментами и кросс-отделами

🔹 Ключевые метрики:

— +20% рост активных пользователей;

— практически 100% сотрудников стали постоянными пользователями портала;

— 3 176 640 просмотров страниц за период после запуска;

— до 1 416 уникальных пользователей в день;

— до 18 000 просмотров страниц в день;

— около 15 500 обращений к сервисам заказа авто, пропусков и библиотеки.

🔹 Востребованные фичи (по результатам опросов):

— интерактивная карта Министерства с поиском по кабинетам;

— личные профили сотрудников;

— отображение актуального рабочего статуса;

— сервис «Планирование отпусков».

Более 90% респондентов высоко оценили дизайн и функциональность портала.

4. Заключение

Этот кейс — пример того, как внутренняя цифровая платформа может стать драйвером эффективности и культуры внутри крупного государственного ведомства.

Мы решили нетривиальную задачу:

— сохранили привычные паттерны для консервативных пользователей,

— внедрили современные цифровые сценарии,

— сделали сложные процессы простыми и понятными.

В результате портал перестал быть «обязательным злом» и стал поддерживающим сервисом, который помогает сотрудникам работать быстрее, проще и эффективнее.

Кейс показывает: цифровизация начинается не с технологий, а с удобства для людей, даже в самых сложных и консервативных средах.