Экосистема для внедрения улучшений на производстве: 30 предприятий и +20 млрд руб прибыли

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Задача

Наш клиент — производственная группа компаний, мировой лидер в своей отрасли. Заказчик обратился к нам за цифровой трансформацией внедрения улучшений на производстве. Нам предстояло разработать экосистему сервисов, чтобы оцифровать все бизнес-процессы в рамках действующей методики клиента.

Что такое производственные улучшения

Концепция улучшений работает так: сотрудники предлагают идеи для роста эффективности, например, улучшить технологию или закупить более качественное сырье. Компания внедряет такие идеи и получает результат в виде сокращения потерь или роста выручки.

Чтобы система работала, в компаниях открыты целые отделы рационализаторов, а сами улучшения связаны со множеством действий: от сбора идей от сотрудников до согласований, внедрения и подсчета эффекта.

Проблематика

Раньше для этих целей заказчик использовал физические носители (бланки, доски предложений), а также зоопарк инструментов: от экселек до специализированного ПО, которое не устраивало по функционалу и интерфейсу. При этом набор инструментов отличался от компании к компании, а их в группе более 40. Как результат: хаос, отсутствие прозрачности и потеря времени.

Заказчик обратился к нам, чтобы навести порядок, собрать все процессы по улучшениям в одном пространстве и получить единую базу данных. Нам предстояло разработать экосистему сервисов, которая оцифровывает весь жизненный цикл внедрения идеи.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Создали экосистему из 5 сервисов, которой пользуются 30 предприятий. Совокупная аудитория экосистемы — 60 000 пользователей. Это широкий пласт сотрудников: от руководителей до сотрудников на производстве. Системой пользуются мастера, инженеры, технологи, директора, финансисты, эксперты по улучшениям и другие люди.

С нашей экосистемой заказчик перешел от разрозненных инструментов по всей группе компаний к единому цифровому пространству, которое закрывает все бизнес-процессы по внедрению улучшений.

Этапы создания экосистемы

На старте сразу настроились на долгосрочное сотрудничество и масштабную разработку. Изначально заказчик обратился к нам, чтобы заместить иностранное ПО, но сразу попросил заложить гибкую архитектуру для развития продукта и создания экосистемы.

1 этап

Первым сделали Сервис трансформационных предложений. Его мы разработали на замену американской программы, которую до этого использовал заказчик. В софте не устраивало:

- недружелюбный интерфейс

- отсутствие нужных функций, например, ведение группы компаний и выгрузка отчетов

- риск ухода ПО с российского рынка

- логика и функционал продукта не соответствовала процессам компании, а также юридическим и финансовым аспектам ведения бизнеса в РФ

В итоге самостоятельная разработка с Атвинтой обошлась дешевле, чем подписка на зарубежную коробку. Больше всего в собственных продуктах заказчик ценит гибкость и возможность настраивать систему под потребности и регламенты компании.

Сначала выпустили MVP и постепенно добавляли в него компании, параллельно шлифуя баги и докручивая функционал. Далее дорабатывали бэклог и раскатывали софт на все новые и новые предприятия. Сегодня в системе находится 30 компаний.

2 этап

На втором этапе создали Фабрику идей и Доску решения проблем. При разработке этих сервисов опирались на первый продукт. У нас уже была механика регистрации сущности "идея", множество полезных фич (например, дашборды и сборка отчетов) и дизайн-система.

3 этап

Далее настроили мобильное приложение для удобной подачи идей и проблем. С ним сотрудники могут в любой момент отправить предложение, например, на обеде. Это особенно удобно для тех, кто находится на производстве.

4 этап

Следующий продукт — Экспертное сообщество — профессиональная соцсеть и сервис консультаций для производственников. Здесь мы реализовали механики создания комьюнити и консультирования: заявки, чаты, коллы, топики, сообщества по темам, свой Ютуб и многое другое.

5 этап

Сейчас в разработке новый проект — корпоративный таск-трекер. Для него мы уже провели масштабную аналитику и проектирование.

Над экосистемой работает отдельная фултайм команда, которая занимается доработками и созданием новых продуктов. Особенностью проекта стали огромные масштабы — десятки компаний и тысячи пользователей, которых нужно онбордить в экосистеме. Заказчик выставил дедлайн, до которого компании должны освоить софт, так что у нас в запасе было время для постепенного наплыва пользователей.

3. Результаты сотрудничества

Мы сотрудничаем с клиентом уже 5 лет, и за это время создали 5 полноценных сервисов, закрывающих разные задачи в улучшениях на производстве. Аудитория экосистемы составляет 60 000 пользователей. Сотрудники могут использовать как все продукты, так и отдельные сервисы. Мы обеспечили бесшовный переход от продукта продукту и единую авторизацию в них.

У экосистемы общая база данных, это делает сервисы гибкими и позволяет передавать информацию между ними. Любая сущность может быть использована в любом из 5 продуктов. Например, благодаря такому подходу пользователь может подать идею в мобильном приложении и система автоматически передаст ее в нужный сервис в зависимости от градации.

Структура экосистемы:

- фабрика идей (сервис для внедрения идей с эффектом менее 1 млн руб)

- сервис трансформационных предложений (сервис с расширенным функционалом для идей с эффектом более 1 млн руб)

- доска решения проблем (сервис, где сотрудники сообщают о проблемах на производстве)

- экспертное сообщество (сервис для запроса консультаций и сбора лучших практик)

- таск-трекер (новый продукт в разработке, где можно будет ставить задачи для ведения и контроля проектов по внедрению)

Экосистема объединена мобильным приложением, где можно подавать идеи и сообщать о проблемах.

Мы полностью оцифровали внедрение улучшений на 30 предприятиях. Наша экосистема стала общим пространством для управления идеями от сотрудников и отслеживания их внедрения.

Ключевые результаты в цифрах:

- 20 млрд — подтвержденный экономический эффект внедрений из Сервиса трансформационных предложений

- 73 000 идей и проблем — добавлено в экосистеме

- 60 000 пользователей — совокупная аудитория сервисов

- 30 предприятий — пользуются экосистемой

- 5 сервисов — внутри экосистемы

- 5 лет — сотрудничаем с заказчиком

4. Заключение

Благодаря экосистеме улучшения стали прозрачными. С экосистемой под контролем каждый этап внедрения и его результат — это исключает лазейки для некачественных инициатив и подсвечивает проблемные места.

Группе рационализаторов, отвечающей за улучшения, и исполнителям стало удобнее вести административную и организационную работу. В одном окне можно составлять отчеты, назначать встречи и ответственных, составлять планы реализации и анализировать идеи. А авторам стало удобно подавать предложения онлайн.

Высшему руководству экосистема позволяет контролировать направление, держать руку на пульсе и видеть общий результат внедрений по группе компаний. Раньше отчеты сводились вручную и занимали огромное количество времени. Теперь же есть удобные дашборды и автоматическая отчетность, которая обновляется в реальном времени.

Клиент отмечает, что благодаря проработке дерева факторов наша система позволяет рассчитывать точный экономический эффект внедрений — а это одно из основных узких мест в концепции производственных улучшений.