ХайХаб — система для управления человеческим капиталом и знаниями в компании

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ХайХаб – система, которая позволяет управлять человеческим капиталом и информацией внутри компании. Мы объединили KMS (управление знаниями), LMS (управление обучением и HRM (управление персоналом) в одну цифровую экосистему.

Платформа включает в себя 13 сервисов для решения широкого круга задач: База знаний, Библиотека, Обучение, Тестирование, Оценка персонала, План развития, Скрипты, Табель, Оргструктура, Должности, Компетенции, Есть идея и Обратная связь. Уже скоро будет доступен сервис «Целеполагание».

Решение доступно в облачном и коробочном форматах. Для коробочной версии системы имеется возможность кастомизации и уникального оформления на основе брендбука компании.

Цели и задачи

Главная идея ХайХаба — создание универсальной среды для развития команды. Мы сосредоточились на добавлении функционала, который сделает работу комфортной и повысит качество управления в компании.

Для достижения этой цели определили следующие задачи:

• Сформировать систему управления персоналом, которая включает в себя этапы становления сотрудника в компании: от найма до увольнения. Для этого мы решили создать платформу взаимосвязанных сервисов.
• Разработать отечественный IT-сервис, который станет альтернативой Confluence и Notion и превзойдет их по возможностям.
• Сгенерировать единое пространство для совместной работы, где собраны в одном пространстве файлы, видео и документы с гибкой настройкой доступа.
• Автоматизировать ключевые бизнес-процессы: адаптация, обучение и развитие сотрудников.
• Сформировать прозрачную систему оценки персонала, предоставить сотрудникам возможность определять свой план профессионального роста и развития.
• Упростить коммуникацию между командами и отделами. Увеличить вовлеченность сотрудников в корпоративную среду.
• Предоставить гибкие возможности интеграции с различными системами: Битрикс24, 1С, KeyCloak, Active Directory и др.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение

В основе ХайХаба лежат три главных компонента: «Должности», «Оргструктура» и «Компетенции». Эти сервисы помогают определить роль каждого сотрудника в компании и сформировать кадровый резерв на основе информации, которая хранится в системе.

✔️ Мы разработали структурированную и интуитивно понятную «Базу знаний» с доступом к необходимой информации. Функции сервиса: ограничение и настройка доступа, алгоритм поиска со способностью подбора по содержимому прикрепленных файлов, отдельное рабочее пространство для внешних сотрудников, автоматизация архивирования статей.

✔️ Сервис «Оценка персонала» экономит время отдела кадров и формирует необходимую автоматическую отчетность. Оценка проводится по методу 360 и Performance Review, что помогает создать объективную картину о сотрудниках. Полученные данные помогают обозначить индивидуальные цели в Плане развития и развивать слабые компетенции.

✔️ Табель позволяет отслеживать график рабочего времени и фиксировать периоды отсутствия (болезнь, отпуск и т. д.). На основании данных с Табеля рассчитывается заработная плата сотрудников, включая начисления за сверхурочные часы и вычеты за неотработанное время.

Учёт рабочего времени помогает в анализе загрузки сотрудников и при планировании ресурсов в компании. Он помогает выстраивать графики отработанного времени по отделам, предоставляет унифицированную форму учета Т-13 и возможность выгрузки всей необходимой отчетности в 1С или Excel.

✔️ Благодаря сервисам «Обучение» и «Тестирование» сотрудники могут постоянно совершенствовать свои профессиональные навыки, что помогает в развитии как самого сотрудника, так и в развитии компании.

✔️ Инструменты «Идея» и «Обратная связь» помогают сотрудникам ощутить свою значимость и, как следствие, мотивируют их на активное участие в развитии компании. Сервис «Есть Идея» дает возможность каждому поделиться своей задумкой и получить мнение коллег. Сервис «Обратная связь» позволяет выразить признательность коллегам и получить ответную реакцию, при этом сохранить конфиденциальность.

✔️ С помощью сервиса «Библиотека» компания формирует культуру чтения среди сотрудников, помогает получать новые знания и находить единомышленников. Корпоративная библиотека положительно влияет на организацию вне рабочих мероприятий, что создает преимущество на рынке труда.

Технические детали

1. Наша команда разработала отказоустойчивую архитектуру, которая работает беспрерывно в непредвиденных ситуациях. Внедрение балансировщика нагрузки в соединении с двумя синхронизированными виртуальными машинами позволило равномерно распределять поток запросов и минимизировать риск сбоев. Это решение гарантирует непрерывность работы сервиса, даже в условиях пиковых нагрузок.

2. Мы внедрили систему ежедневного резервного копирования, обеспечивающую сохранность данных и способность к быстрому восстановлению в форс-мажорных обстоятельствах.

3. Использование современного стека PHP Laravel и Vue.js позволило создать гибкий интерфейс и улучшить производительность серверной части приложения. Laravel повысил скорость разработки и масштабируемости. Vue.js помог создать отзывчивый и интуитивно понятный интерфейс для пользователей.

4. Для обработки данных таблиц были задействованы PostgreSQL, Clickhouse для аналитической обработки объемной информации и Redis для кэширования, что обеспечило доступ и ускорение общих операций.

5. Внедрение Elasticsearch ускорило поиск по базе знаний. Использование Froala WYSIWYG Editor для редактирования контента позволило создать интуитивный пользовательский интерфейс, который увеличивает производительность и снижает время работы с информацией.

6. Мы интегрировали базу знаний с KeyCloak и Active Directory для управления идентификацией и доступом. Это обеспечило безопасность аутентификации пользователей и централизованного управления правами доступа.

3. Результаты сотрудничества

Сегодня уже более 100 тысяч человек пользуются платформой. Сервисы ХайХаба в десять раз помогли снизить затраты на адаптацию новых сотрудников и повысить уровень вовлеченности на 60%.

Примеры из кейсов клиентов ХайХаба:

• в первый месяц после внедрения сотрудники компании «МАЙ» оставили 4000 оценок в сервисе «Оценка персонала»;
• с момента внедрения Базы знаний сотрудники ПАО СК «Росгосстрах» создали более 10 тыс. статей с общим количеством просмотров более 2,6 млн;
• сотрудники медицинского центра «XXI Век» ускорили процесс обработки входящих заявок, увеличив тем самым количество клиентов. Сервис «Скрипты» всегда под рукой у сотрудников компании. Это ускоряет процесс обратной связи и помогает дать точную информацию по конкретному вопросу — например, «Запись к специалисту», «Что делать, если укусил клещ?».
• компания «Мотив» расширила возможности платформы, создав единый корпоративный портал для сотрудников.

Кейс внедрения ХайХаба для ПАО СК «Росгосстрах»

Кейс внедрения ХайХаба для медцентра «XXI век»

4. Заключение

В ходе нашего исследования, целью которого было выявление истинной ценности продукта, мы сформулировали наш слоган — Ценность в людях.

Каждый сервис ХайХаба направлен на развитие компетенций и понимание значимости сотрудника в компании. Пользователи выстраивают коммуникации и получают опыт, который перенимается у коллег и позволяет гордиться своими достижениями.

Понимание «Ценности в людях» стало основополагающим моментом нашей работы над продуктом ХайХаба. Мы убеждены, что для достижения высоких результатов каждому члену команды необходимо ощущать свою значимость и вносить свой уникальный вклад в успех всего коллектива и компании.

Максим Кучук-Курнаков

Основатель, ХайХаб

Идея продукта развивалась в течение нескольких лет: нам хотелось создать платформу, которая облегчит управление топ-менеджменту и улучшит взаимодействие между линейными сотрудниками.

Опыт внедрения проектов для крупных компаний позволил нам освоить сложные бизнес-процессы и внедрить в продукт решения, которые улучшат жизнь тысячам компаний!

Результатом значительных усилий всей команды стало то, что у нас всё получилось!