Импортозаместили Confluence и перенесли знания для 1000 сотрудников SPLAT Global на платформу TEAMLY

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

SPLAT Global – компания-производитель средств для гигиены полости рта, экологичных продуктов для ухода за домом, а также натуральной косметики. Большая команда занимается полным циклом создания этих средств – от разработки рецептуры до дизайна упаковки. Каждый продукт компании содержит в себе огромное количество знаний и «литературного наследия», а также большие таблицы, карточки проектов, продуктов и образцов сырья, «минутки» (протоколы встреч).

Команда SPLAT Global давно работает с базами знаний – с 2018 года процессы многих подразделений были выстроены в Confluence. В 2021 году Atlassian анонсировал закрытие версии Server – без технической поддержки и обновлений продукты и приложения становились небезопасными. Миграция на версию Cloud была невозможной по ряду причин, к которым в 2022 году добавился еще и уход Atlassian с российского рынка. Перед SPLAT Global встал вопрос о переносе целой системы отлаженной работы на новую платформу.

Перед командой TEAMLY стояли следующие задачи:

• Заменить текущее решение на базе Confluence на российскую платформу, чтобы избавить команду SPLAT Global от рисков санкционного влияния и решить проблему невозможности получать обновления и техническую поддержку.
• Перевести 15 подразделений SPLAT Global на работу в новом решении.
• Бесшовно выполнить интеграцию решения в текущие бизнес-процессы.

О компании SPLAT Global

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ДЛЯ ЧЕГО ИСПОЛЬЗОВАЛСЯ CONFLUENCE

• Процедуры системы менеджмента качества (СМК): протоколы внутренних аудитов, risk assessment и др.
• Фиксирование информации по разработке новых продуктов и изменению старых: проведение исследований в собственной лаборатории, создание рецептур и упаковки.
• Сохранение документации по проектам и систематизация знаний, которые команда создает во время работы с продуктом.
• Накопление полезного опыта сотрудников IT-департамента.

Отдел внедрения SPLAT Global провёл масштабный аудит текущего состояния базы знаний и формулировал критерии к новой базе знаний. Не все отечественные решения поддерживали перенос со старой платформы на новую, а полные аналоги Confluence с трекером задач Jira были неоправданно дорогими. Среди оставшихся на российском рынке решений TEAMLY отличалась по четырём показателям:

1️⃣ Возможность автоматического переноса данных, чтобы все структуры, вложения и ссылки мигрировали на свои места и систему управления знаниями не пришлось выстраивать заново вручную.

2️⃣ Похожий функционал. В Confluence сотрудники компании не ограничивались базовыми инструментами и использовали плагины для еще бо́льших возможностей — новое решение должно было не уступать в функциональности. Важно было сохранить привычную организацию пространства и понятную логику инструментов, чтобы сотрудники безболезненно включились в работу.

3️⃣ Удобный интерфейс, который не будет проигрывать Confluence в usability и поможет облегчить ежедневную работу с большими таблицами.

4️⃣ Демократичное ценообразование и отсутствие проблем с продлением лицензии.

СЛОЖНОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

• Необходимо было быстро мигрировать на новое решение, что потребовало чёткого планирования и согласования усилий всей команды — как со стороны SPLAT Global, так и со стороны TEAMLY.
• Текущее коробочное решение Confluence Server стало end-of-life продуктом и требовало оперативной замены.
• В компании использовался весь стек Atlassian: помимо Confluence, были внедрены Jira и Jira Service Desk. Некоторые процессы работали в связке Jira и Confluence.
• У менеджеров SPLAT Global есть определенная свобода при выстраивании рабочих процессов в подразделениях — из-за этого отсутствовала единая практика в области управления знаниями и каждый менеджер организовывал хранение информации под себя.
• Некоторые виджеты и плагины для визуализации данных невозможно перенести из Confluence — на TEAMLY приходилось находить другие способы решения задач.
• При миграции из-за специфики работы Confluence иногда терялись вложения, страницы или ссылки — в таких случаях повторно запускали миграцию пространств или добавляли часть данных вручную.

РЕАЛИЗАЦИЯ

1️⃣ По результатам сравнения провели пилотные миграции из Confluence на TEAMLY, чтобы заказчик смог оценить качество переноса и сохранности знаний.

2️⃣ Реализовали пул доработок совместно с командой SPLAT Global для учёта специфики переносимой базы знаний.

3️⃣ Выполнили полную миграцию более 20 000 единиц контента из Confluence на платформу TEAMLY в self-service формате.

4️⃣ Обеспечили бесшовный переход сотрудников 15 подразделений на новую базу знаний и обучили работать в ней.

Антон Ярмонов

Руководитель отдела развития бизнес-приложений, SPLAT Global

Двухуровневая система доступа в Confluence превращала IT-сотрудников в хранителей магических знаний – лишь немногие знали, как добиться того, чтобы у пользователя появился доступ. В TEAMLY иерархия подстраивается под доступ конкретного сотрудника — это удобно и разгружает IT, потому что каждый теперь может управлять доступом самостоятельно.

3. Результаты сотрудничества

✅ Выполнили полное импортозамещение Confluence Server и провели миграцию знаний на российскую платформу TEAMLY для 1000+ сотрудников SPLAT Global.

✅ Помогли перестроить работу 15 подразделений компании на новой платформе.

✅ Всего за 6 месяцев интегрировали решение в текущие бизнес-процессы без остановки производства.

✅ Не просто сохранили процессы управления знаниями в привычном виде, но ещё и точечно оптимизировали их.

Команда SPLAT Global видит перспективы использования платформы: HR-отдел сейчас разрабатывает систему адаптации для новых сотрудников, а отдел внедрения присматривается к нашим AI-обновлениям.

Статья на VC: «Отказались от Confluence и ни о чем не жалеем!», или Как SPLAT Global мигрировал на TEAMLY

Кейс SPLAT Global: как отказались от Confluence и мигрировали базу знаний в TEAMLY

4. Заключение

Важно было не просто перевести в сжатые сроки более 1000 рабочих мест на работу в новом решении для управления знаниями, но при этом ещё и максимально сохранить пользовательский опыт, а также все текущие технологические и бизнес-процессы.

Проект выделяется своей масштабностью: за 5 лет работы в Confluence компания SPLAT Global накопила внушительный объём базы знаний (более 20 000 страниц), который требовалось перенести «as is».

Антон Ярмонов

Руководитель отдела развития бизнес-приложений, SPLAT Global

Сработал эффект превосходящего ожидания: мы не просто выполнили задачу полного импортозамещения Confluence, но ещё и переосмыслили подходы к управлению знаниями и работе с ними.

Виталий Чесноков

Генеральный директор, QSOFT / TEAMLY

Уникальность проекта заключается в необходимости бесшовного перехода без остановки производственных процессов. Отдельно стоит отметить, что продукт развивался параллельно с проектом и дорабатывался с учётом обратной связи — это стало серьезным вызовом и для нас, и для команды SPLAT Global.