Mit.by: навели порядок в учёте рабочего времени

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ООО «Моторы и Трансмиссия» — ведущий поставщик двигателей и комплектующих в Беларуси. Компания имеет разветвлённую сеть филиалов и несколько сотен сотрудников.

Фиксация рабочего времени велась через стандартный функционал Битрикс24. На практике оказалось, что система не учитывает реальные переработки, а расчеты постоянно расходятся с фактическими данными.

Проблемы стандартного функционала Битрикс24:

• не учитывается разница в графиках работы по разным филиалам;
• неудобно полностью автоматизировать процесс согласования сверхурочной работы;
• данные о рабочем времени недостаточно детализированы.

Но самая главная проблема — компания теряет деньги и контроль.

При детальном анализе оказалось, что:

• учет сверхурочных ведется с ошибками из-за разницы в рабочих графиках,
• система учета недостаточно прозрачна и похожа на “черный ящик”,
• отсутствует разделение между фактической работой и формальным присутствием в офисе,
• в каждом подразделении свои методы расчета переработок.

В итоге компания либо переплачивает за несуществующие переработки, либо оставляет переработки без учета. Начисление зарплаты происходит с ошибками, а персонал теряет мотивацию к работе.

Вместе с этим затрудняется процесс планирования рабочей нагрузки и распределения человеческих ресурсов между проектами.

Руководство поставило задачу:

«Разработать и внедрить систему точного учета рабочего времени с возможностью дифференциации производственной деятельности от формального присутствия на рабочем месте».

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Несмотря на кажущуюся простоту задачи, её нельзя решить простой доработкой. Слишком много нюансов: разные графики работы подразделений, сотрудники из других стран, уникальные методы подсчета переработок.

Но у нас было преимущество — грамотное техническое задание от клиента. Часто на старте приходится структурировать противоречащие друг другу запросы и уточнять детали. Здесь заказчик изначально понимал, какого результата хочет достичь, что позволило сразу задать динамичный темп работы.

Как мы искали лучшее решение

Первым делом мы развернули тестовую копию корпоративного портала. Любые изменения нужно было проверять в изолированной среде, чтобы не нарушить работу компании.

Дальше — анализ ТЗ. Несмотря на детальную проработку, мы сразу заметили потенциальные проблемы:

• разные трактовки переработок — в одном отделе засчитывались все лишние часы, в другом только те, что подтверждены руководителем;
• разные календари в филиалах — где-то пятница выходной, а где-то полноценный рабочий день;
• нагрузка на систему — в корпоративном портале одновременно работает 440+ сотрудников, отчеты должны формироваться без зависаний.

Получение от клиента обратной связи без задержек помогло быстро согласовать логику учета и исключить спорные моменты.

Когда все вопросы были проработаны, мы перешли к разработке и внесли ряд функциональных улучшений:

• Теперь в карточке своего профиля каждый сотрудник может посмотреть, сколько часов он уже отработал, есть ли переработки или недоработки.
• При нажатии на кнопку “Подробнее” в профиле сотрудник получает детальный отчет по каждому дню, неделе, месяцу или году. В отчете фиксируется время начала и окончания работы, переработки и недоработки с точностью до 1 минуты.
• В зависимости от прав доступа добавили также отчет в разрезе своего подразделения или всей компании.
• Мы учли все процессы учета рабочего времени, принятые в компании, и адаптировали систему под реальные сценарии работы сотрудников.
• Интегрировали корпоративный календарь, чтобы учитывать рабочие графики разных филиалов и праздники в этих филиалах. Администратор может вручную вносить изменения в календарь, например, отмечать дополнительные выходные или рабочие дни.
• Добавили экспорт в Excel, чтобы упростить анализ данных и прогнозирование кадровых потребностей.
• Оптимизировали логику генерации отчетов, чтобы даже при высокой нагрузке в 440+ сотрудников система работала стабильно, а отчеты формировались без задержек.

3. Результаты сотрудничества

Новая система учета сократила время обработки данных о переработках на 75% и значительно снизила количество ошибок при расчете компенсаций.

Что изменилось:

• рабочее время фиксируется автоматически, без ручных расчетов,
• сотрудники в реальном времени видят переработки и недоработки,
• учет времени можно адаптировать под отделы, филиалы и рабочие графики,
• отчеты адаптивны и формируются мгновенно, даже при 440+ активных пользователях,
• доступна выгрузка данных в Excel для детального анализа.

Ключевой эффект, который получил клиент — управляемость бизнеса. Теперь загрузка персонала под полным контролем: руководство видит загрузку сотрудников и может вовремя перераспределять нагрузку, не допуская перегрузок одних и недоработки других.

Ключевой вывод: учёт рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент для оптимизации процессов, планирования и снижения затрат, особенно в крупных компаниях. Мы не просто выполнили очередную задачу, а разработали функционал, который работает эффективно и приносит реальную пользу.

Отзыв руководителя отдела интернет‑маркетинга и рекламы Mit.by

“Мы остались довольны сотрудничеством с вашей командой и хотим отметить высокий уровень профессионализма сотрудников, а также превосходный клиентский сервис. Весь процесс работы был организован так, что мы всегда получали своевременную и качественную коммуникацию. Особенно приятно было видеть постоянную обратную связь, которая давала четкое понимание текущих этапов проекта и сроков его выполнения.

Отдельно хочется отметить оперативное реагирование на все наши комментарии и высокое качество их исполнения. В рамках нашего проекта не возникло никаких неудобств, и вся работа прошла легко и комфортно. Желаем вам поддерживать тот же высокий уровень в дальнейшем!”

4. Заключение

Этот проект — пример того, как цифровые инструменты не просто автоматизируют процессы, а трансформируют бизнес.

Мы не просто доработали Битрикс24, а разработали систему, которая учитывает под реальные потребности компании, наводит порядок в учете рабочего времени и позволяет бизнесу работать эффективнее.

Решение уже доказало свою эффективность и может быть полезно компаниям из любой сферы с большим штатом сотрудников.