Создали и поддерживаем IT-экосистему международного музыкального фестиваля: сайт, мобильное приложение и CRM

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Международный музыкальный фестиваль Ural Music Night уже 10 лет ежегодно собирает в Екатеринбурге порядка 3000 исполнителей: они выступают на сотнях тематических площадок, и послушать их собираются сотни тысяч гостей. С 10 крупнейших площадок на сайте фестиваля идет трансляция, которую смотрят тысячи зрителей по всему миру.

Doubletapp создал, развивает и поддерживает цифровую инфраструктуру фестиваля, которая гарантирует высокое качество и скорость коммуникации между зрителями, организаторами и музыкантами.

Команда Doubletapp провела цифровизацию основных рабочих каналов фестиваля, и благодаря этому музыканты легко заполняют и подают заявку на выступление через готовую форму, организаторы быстро и четко формируют программу фестиваля, тратя на отсмотр 4-5 тыс. заявок считанные недели, комплектуют площадки всем необходимым, размещают афишу и информацию об исполнителях, публикуют новости, вносят коррективы и дирижируют зрительскими потоками в реальном времени.

Важнейшим и самым первым из этих цифровых каналов является сайт, шефство над которым мы взяли в 2019 году. Благодаря сайту организаторы могут продвигать фестиваль круглый год, вести летопись, знакомить публику с артистами, размещать новости культуры, продавать мерч. Затраты на модернизацию сайта фестиваля являются важным пунктом отчетности для организаторов: они работают по системе НКО и, чтобы претендовать на гранты и пожертвования, должны показывать, на что потрачены средства.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

UMN – один из тех проектов, к которому команда относится с особым теплом. Было время, когда почти каждый сотрудник нашей компании принимал участие в проекте. Сегодня его продолжают поддерживать бекенд- и фронтенд-разработчики, тестировщики и менеджмент Doubletapp.

С 2019 года мы поддерживаем работу сайта, где публикуется программа фестиваля, интервью с исполнителями, подкаст Уральской Ночи Музыки и круглогодичные новости культуры Ural Music Magazine. Во время фестивальной ночи на сайте идет прямая трансляция с 10 самых главных сцен. Сайт и приложение обеспечивают непрерывный пользовательский опыт взаимодействия: можно на сайте изучить афишу, почитать про исполнителей, послушать их демозаписи, изучить площадки, составить свой маршрут, а затем открыть его в приложении, отредактировать или поделиться им с друзьями.

Ежегодно по время фестиваля сайт uralmusicnight.ru посещают тысячи пользователей. Это огромная нагрузка для системы, которая может привести к тому, что веб-страницы либо будут медленно грузиться, либо сайт и вовсе перестанет работать. Нельзя допустить, чтобы в дни фестиваля сайт лежал даже пару минут – подпортится настроение участников, а после и репутация ивента. Поэтому приоритетная задача разработчиков – вывезти нагрузку.

За 2–3 месяца до фестиваля начинается подготовка:

• Готовим сервера и увеличиваем их мощность
• Меняем конфигурацию нашего приложения, чтобы она эффективнее работала с мощными серверами.
• Кэшируем самые часто используемые данные. То есть, например, главную страницу фестиваля, где есть расписание выступлений и сцены.
• Проводим нагрузочное тестирование, чтобы найти слабые места. За годы работы мы понимаем, какая будет нагрузка – это около 300 RPS в пике. Мы нагрузочно протестировали и вычислили, какую нагрузку должен выдерживать сервер, обеспечили бесперебойную работу сервиса.

Также за сутки до начала UMN на вахту заступают дежурные: они контролируют процесс и быстро устраняют неполадки.

3. Результаты сотрудничества

На Ural Music Night 2024 года 3000 артистов выступили на 110 сценах для 380 000 слушателей. И всё это было бы невозможно без цифровой платформы фестиваля: сайта, приложения и CRM-системы, которые с 2018 года создает и поддерживает Doubletapp.

Подготовка к фестивалю начинается с того, что тысячи музыкантов подают свои заявки через установленную форму в разработанной нами CRM-системе, а организаторы отбирают лучших из них, не теряя ни одной анкеты. В CRM-системе заводят все концертные площадки, готовые принять гостей. Из этой информации создается огромная сетка выступлений и перерывов с указанием технических ресурсов: звукового и светового оборудования, афиш, мерча и т.д. В итоге каждый из 740 организаторов, специалистов и волонтеров знает, где, что и когда он должен делать.

Для гостей фестиваля мы создали сайт и приложения на Android- и iOS- платформах. В них посетители могут ознакомиться с графиком выступлений, составить собственный маршрут между площадками, чтобы не пропустить интересных выступлений, и поделиться им с друзьями для совместной тусовки. Те, кто не может присутствовать на фестивале лично, может посмотреть на сайте трансляцию с главных сцен.

Екатерина Пологова

исполнительный директор фестиваля UMN, ООО ПЦ «Лад»

«Мне кажется, что самое такое важное конкурентное преимущество Doubletapp — это отсутствие страха браться за неподъёмные идиотские задачи, которые поступают от подрядчика, потому что наш запрос достаточно нестандартный. Ну так или иначе всё удалось реализовать, всё работает.

Нужно ещё отметить вовлеченность в процесс и стремление к оптимизации, потому что мы всё равно со своей стороны видим, вы — со своей стороны видите, как это там можно удобнее сделать. Ну и соответственно, когда все пытаются сделать удобнее, в итоге получается наиболее классное решение».

4. Заключение

За годы совместной работы Doubletapp стал незаменимой частью команды организаторов UMN — мы плотно погружены в процессы подготовки и продолжаем совершенствовать продукт, чутко прислушиваясь к запросам зрителей и организаторов.

Команда устроителей фестиваля — наши давние друзья, помимо UMN мы совместно развиваем цифровые каналы нескольких культурных проектов: Международного книжного фестиваля «Красная строка» и шоукейс-фестиваля New/Open.

Проект UNN отмечен наградами:

Tagline Awards 2020–2021: серебро, 2 награды; бронза, 2 награды.

Tagline Awards 2022: серебро, 2 награды; бронза, 2 награды.

Tagline Awards 2023: шорт-лист.

Конкурс Рейтинга Рунета — 2024: сайт UMN вошел в десятку лучших по итогам Народного голосования.