Gradi - HR-бот для сотрудников компании с генеративным ИИ

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Клиент

Gradient - дистрибьютор бытовой химии, специализирующийся на поставках товаров для дома и ухода. Компания предлагает чистящие средства, моющие средства и товары для личной гигиены.

Задача

Разработать инструмент, который:

• упростит процесс онбординга,
• обеспечит сотрудников необходимой информацией,
• поддержит новичков в первые дни работы,
• снизит нагрузку на HR департамент.

Основные функции чат-бота Гради

1. Информационная поддержка: отвечать на часто задаваемые вопросы о компании:

• Как найти и использовать необходимые сервисы для работы.
• Как заказать пропуск для доступа в офис.
• Где можно найти свежие новости и обновления компании.

2. Адаптация сотрудников: помогать новым сотрудникам быстрее адаптироваться в коллективе, предоставляя информацию о культуре компании, ценностях и внутренней политике.

3. Снижение нагрузки на HR: Автоматизировать рутинные задачи, связанные с онбордингом, тем самым снижая нагрузку на HR департамент и позволяя специалистам сосредоточиться на более стратегических задачах.

4. Доступность: доступность 24/7, чтобы новые сотрудники могли получать ответы на свои вопросы в любое время.

5. Интерактивность: интуитивно понятный и дружелюбный, обеспечивает взаимодействие с пользователями через чат или голосовые команды.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для решения задач клиента был разработан чат-бот Гради, который включает два основных сценария работы:

1. Линейный сценарий

Этот сценарий направлен на социальную интеграцию новых сотрудников в корпоративную культуру. Чат-бот предоставляет новичкам различные задания, которые помогают им лучше узнать компанию и своих коллег.

Примеры заданий:

• Поделитесь фото из отпуска: Это задание способствует созданию неформальной атмосферы и позволяет сотрудникам делиться личными моментами, что укрепляет командный дух.
• Опишите, как получить ДМС: Это задание помогает новичкам ознакомиться с важными аспектами корпоративной политики и льготами, что способствует их более быстрому вхождению в рабочий процесс.

Задания не привязаны к конкретной должности, но они способствуют общему пониманию корпоративной культуры и созданию связей между сотрудниками.

2. Сценарий с использованием генеративного ИИ и RAG подхода

Второй сценарий фокусируется на предоставлении информации и ответах на вопросы сотрудников в интерактивном формате. Чат-бот использует генеративный ИИ (ChatGPT) и подход RAG, что позволяет ему:

• Отвечать на вопросы: Бот может предоставить информацию о философии компании, месторасположении зон для отдыха, а также деталях продуктов и брендов.
• Создавать атмосферу общения: Интерактивные ответы помогают новичкам чувствовать себя более комфортно, создавая ощущение диалога и поддержки.

Все ответы чат-бота основаны на тщательно собранных материалах о компании клиента, что обеспечивает точность и актуальность предоставляемой информации.

Работа над проектом прошла в один этап:

• Старт работ – декабрь 2023 г.
• В мае 2024 MVP стал доступен для пилотной группы сотрудников.
• В августе 2024 проект запустили на сотрудниках всей компании.

После запуска работа над проектом не завершилась, планируется добавление нового функционала.

3. Результаты сотрудничества

Результаты использования бота Гради в цифрах:

• 1 700 человек используют бот,
• 168 обучающих материалов использует бот,
• 70% пользователей обращаются к боту повторно.

@Gradi_bot - внутренний продукт для сотрудников компании, недоступен для внешних пользователей. Регистрация в боте по рабочей почте.

Андрей Овчинников

Менеджер по бренду работодателя, Gradient

Бот "Гради" стал для нас очень важным инструментом во внутренних коммуникациях. Он выполняет две важные задачи.

Во-первых, он знакомит новых сотрудников с нашей корпоративной культурой и через пуш-уведомления на испытательном сроке дозированно делится важными для работы инструментами (например, как заводить договора, оформлять командировки и т.д). Это значительно сократило работу отдела кадров и подбора, а новичкам стало проще воспринимать информацию короткими сообщениями в телеграмме.

Во-вторых, Гради - это база знаний компании, которая постоянно пополняется. Мы тщательно анализируем, какой информации не хватает сотрудникам и постоянно обучаем Гради новыми вводными. Вместо того, чтобы искать во внутренних папках политики и инструкции, сотрудники теперь могут спросить у бота все, что их интересует.

4. Заключение

Предложенное решение сочетает в себе элементы социальной интеграции и интерактивного обучения, что делает процесс онбординга более эффективным и приятным для новых сотрудников. Чат-бот Гради стал не только источником информации, но и помощником в адаптации к новой рабочей среде.