RUWARD AWARD 2025

За 2 недели мигрировали 20 000+ аккаунтов с Notion на российскую платформу TEAMLY

Весь digital-рынок / гран-при Кейс года
Страница кейса/результат: https://teamly.ru/

PDF-презентация по заявке

Видео-презентация по заявке

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

26 августа 2024 года сервис для создания заметок и баз данных Notion объявил, что с 9 сентября закроет доступ к российским аккаунтам. Эта мера была связана с новыми санкциями США, принятыми в июне 2024 г. и вступающими в силу 12 сентября 2024 г.

В течение двух недель, до 8 сентября включительно, российским пользователям необходимо было выгрузить или мигрировать рабочие пространства, чтобы сохранить свои данные — как выяснилось позднее, с 9 сентября для многих пользователей из России аккаунты стали недоступны даже с VPN.

Эти 2 недели переходного периода стали для команды TEAMLY настоящим вызовом — необходимо было в сжатые сроки помочь тысячам пользователей безболезненно перенести свои данные из Notion и адаптировать их к функционалу новой платформы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Платформа TEAMLY стала одним из немногих российских решений, которое отвечало всем необходимым требованиям пользователей по замене Notion.

ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ ДЛЯ ВЫБОРА АЛЬТЕРНАТИВЫ NOTION:

1️⃣ Функционал должен быть похож на Notion;

2️⃣ Российская разработка;

3️⃣ Возможность миграции данных;

4️⃣ Гибкая ценовая политика.

ПОЧЕМУ TEAMLY ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ ЛУЧШИХ АЛЬТЕРНАТИВ NOTION

TEAMLY — единая платформа для совместной работы и управления знаниями. Сервис помогает организовать работу компании, управлять проектами и задачами, обмениваться знаниями и опытом, внедрять обучение и тестирование.
Само создание платформы было сосредоточено на решении ключевой бизнес-задачи — обеспечении импортозамещения западных сервисов систем управления знаниями. Уход Confluence, Notion и аналогичных зарубежных платформ стал стимулом для создания надежного отечественного решения.
TEAMLY предоставляет функционал, соответствующий мировым стандартам, и обеспечивает при этом высокую степень надежности и эффективности. Этот шаг не только способствует поддержке отечественной индустрии разработки программного обеспечения, но и открывает новые перспективы для российских компаний в сфере цифровых технологий.
TEAMLY — отечественное решение, которое полностью принадлежит российской компании ООО «Кьюсофт» и не зависит от иностранных лицензий. Система входит в Единый реестр российcкого ПО (реестровая запись №14314).
На платформе доступна автоматическая миграция через API-ключ и архив — с помощью простой инструкции пользователи могут перенести данные из Notion самостоятельно в пару кликов.
TEAMLY предлагает несколько тарифов, среди которых каждый найдёт подходящий вариант: от Бесплатного для небольших команд до Enterprise для крупных компаний.

КАКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ NOTION ПОЛНОСТЬЮ ДОСТУПНЫ И В TEAMLY

1️⃣ Визуальный редактор и совместная работа. Как и в Notion, в TEAMLY доступны все необходимые возможности оформления контента. Визредактор идентичен настолько, что статьи переносятся практически в изначальном виде.

В TEAMLY можно параллельно работать над своими обычными задачами и наполнять базу знаний. Функционал позволяет одновременно создавать материалы, контролировать результат и делиться знаниями с коллегами.

Основные функции: совместное редактирование, комментарии по тексту и чат внутри статьи, упоминание (@) сотрудников в статье, модуль согласования статей, журнал версий и история изменений.

2️⃣ Базы данных Notion = Умные Таблицы TEAMLY. В TEAMLY доступны все те же представления данных: Таблица с фильтрами и сортировкой, Канбан-доски для управления задачами, Гант для планирования сроков и Календарь для отслеживания событий.

Умные таблицы помогают выстраивать процессы и управлять проектами, документами и задачами. Это гибкий инструмент, который позволяет систематизировать данные и работать с ними в разных отображениях.

В Умных таблицах можно отфильтровать данные, настроить связи или перейти в карточку с подробным описанием задачи. При этом таблицу с отфильтрованными данными можно вставить в статью как виджет. Из табличного типа отображения можно переключиться на канбан — в нём удобно отслеживать этапы процесса и статусы по задаче.

3️⃣ Интеграции и API. TEAMLY также поддерживает настройку внешнего API через WebHook и создание приватных интеграций. Платформа интегрируется с мессенджерами и корпоративными системами: Keycloak, LDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и другими. C виджетом iframe можно в статьи TEAMLY встраивать Google Docs и Sheets, материалы из Figma, доски Miro и др.

4️⃣ Notion AI = AI-ассистент в TEAMLY. Оба инструмента помогают составить списки задач, написать краткое содержание вашего текста, собрать пост в соцсети и найти нужную информацию. Также доступен Умный поиск, с помощью которого GPT подготовит ответ с опорой не только на интернет-источники, но и на опубликованные в вашей Базе знаний материалы.

5️⃣ Продуманный набор шаблонов. Как в шаблонах Notion, в библиотеке шаблонов TEAMLY доступны разнообразные готовые документы, статьи, умные таблицы для разных задач и целые пространства для команд и проектов.

6️⃣ Поиск. Пользователям удобно находить информацию в базе знаний: в отличие от Notion, TEAMLY поддерживает морфологию русского языка. Основные функции: точный поиск по статьям и файлам, подсказки в поисковой выдаче, исправление опечаток в запросе, история поисковых запросов.

7️⃣ Аналитика. Модуль аналитики позволяет выявить инсайты и тренды во взаимодействии пользователей с платформой. Основные функции: аналитика по пространствам и статьям, статистика по пользователям, динамика изменений по пространствам, статьям и участникам, списки популярных статей (по просмотрам и лайкам) и наиболее активных участников, аналитика по поисковым запросам и файлам.

8️⃣ Обучение и тестирование. На платформе можно создавать полноценные курсы, тесты и опросы, основанные на опыте и знаниях более опытных коллег, чтобы обеспечить эффективное обучение и оценку знаний сотрудников. Основные функции: функционал курсов для обучения, развития и адаптации сотрудников; создание тестов и опросов для эффективной оценки знаний сотрудников.

9️⃣ Мобильное приложение для iOS и Android. Работать на платформе можно как с десктопных, так и с мобильных устройств. Это обеспечивает удобство пользователей и более оперативный доступ к информации. Основные функции: работа со статьями и файлами, управление учетной записью, уведомления и поиск.

3. Результаты сотрудничества

Как команда TEAMLY помогала пользователям безболезненно мигрировать из Notion

✅ Ежедневно проводили демо и вебинары: в прямом эфире показывали, как работает мигратор, и каждый час отвечали на вопросы пользователей в онлайн-режиме.

✅ Запустили новый тариф «Личный» для индивидуального использования.

✅ В сжатые сроки разработали мигратор из архива Markdown&CSV, чтобы предоставить возможность мигрировать из Notion не только по API-ключу.

✅ Оптимизировали работу поддержки: временно перевели на саппорт сотрудников других отделов и следили за ситуацией 24/7.

✅ Помогали пользователям в соцсетях: подробно разъясняли, как настроить интеграцию с Notion, поддерживали и помогали справиться со стрессом во время переходного периода.

✅ Подготовили Roadmap продукта и добавили в план развития TEAMLY возможности Notion — формулы, роллапы, массовые действия и др.

Платформа TEAMLY стала полноценным российским аналогом Notion, который не уступает ему по возможностям.

20 000+ пользователей мигрировало в TEAMLY из Notion — это как личные аккаунты для индивидуального использования, так и компании уровня Enterprise с тысячами сотрудников в штате.
90% миграций прошли успешно — пользователи сохранили все нужные связи, базы данных и даже эмодзи. Оставшиеся 10% столкнулись с ограничениями API Notion — некоторые данные из аккаунтов забрать было просто невозможно.
Платформа выдержала огромный наплыв пользователей и продолжает работать всё также надежно, как и раньше, несмотря на то, что вместо сотен аккаунтов стало десятки тысяч.
Мы продолжаем помогать переносить данные из Notion тем пользователям, у кого не заблокирован аккаунт, настроен доступ через VPN либо заранее был выгружен архив данных.

Виталий Чесноков
Сооснователь, TEAMLY
Нужно отдать должное команде: когда основной ажиотаж спал, мы осознали, какой огромный это был вал работы, и без хорошо слаженных действий с ним было не справиться — нам удалось быстро организовать крутую техподдержку и маркетинг, а атмосфера была вполне дружелюбной.

Roadmap TEAMLY

Executive.ru | Кейс: как бизнесу пережить пиковую нагрузку и наплыв 20 тыс. новых клиентов

4. Заключение

Отраслевые награды TEAMLY:

⭐ Лучшая российская KMS-платформа в рейтинге систем управления знаниями 2023 г. от RUWARD

⭐ Кейс разработки TEAMLY стал Кейсом Года в номинации «Разработка сайтов» на RUWARD AWARD 2024

⭐ Лучший продукт для новых условий, лучший продукт года среди агентств и победитель Народного Голосования на Tagline Awards 2024

⭐ Финалист в номинации «Импортозамещение» на Национальной премии «Приоритет-2023»

В настоящее время TEAMLY успешно используют уже более 1000 компаний — среди них SPLAT Global, ВкусВилл, Сколково, Автобан, ATI.SU, РосСельхозБанк, HRlink, Аналитический Центр РФ, Робокасса, ОАК, ГрандМоторс и др.

Анжелика Бакал
CEO, jetMinds
С задачей мы справились — сервис нашли. Для всего остального есть TEAMLY. Ребята оперативно взялись за работу, и буквально за несколько рабочих дней очень бережно обеспечили нам комфортный переезд, с учетом всех особенностей наших процессов. У нас довольно специфичная ниша и нюансов было достаточно. Сервис интуитивно понятен, но даже если у нас возникают вопросы и нужна помощь — специалисты всегда на связи.

Кристина Макина
Проджект-менеджер, Skillfactory
Перенос наших баз данных из Ноушена прошёл хорошо! Результаты порадовали: почти вся информация сохранилась в исходном формате, включая вложенные страницы и атрибуты. Это избавило нас от полностью ручного переноса данных из Notion, сэкономив время и ресурсы. Отличный техсап, что сейчас важно для компаний, которые так же, как и мы столкнулись с резкой потребностью в смене сервиса с переносом большого количества данных. Спасибо за профессионализм и внимание к деталям!