Unilever

1. Краткая справка о заказчике

Компания Unilever – предприятие, работающее на российском рынке с 1992 года. Деятельность организации связана с производством продуктов питания, бытовой химии, средств личной гигиены. На территории Российской Федерации расположены 8 заводов компании, которые функционируют в Москве, Санкт-Петербурге, Туле, Новосибирске и Омске.

Портфель торговых марок Unilever в России включает в себя:

• Пищевую продукцию: приправы, супы и основы для приготовления горячих блюд Knorr, мороженое Carte D’Or, Cornetto, Ekzo, Gelato, Max, «Золотой стандарт», «Лама», «Инмарко», «Магнат» и «Русский размах»
• Косметическую продукцию: косметические средства Camay, Dove, «Бархатные ручки», «Сто рецептов красоты», «Черный жемчуг», «Чистая линия», средства по уходу за волосами Clear, Dove, TRESemme, дезодоранты Axe, Dove, Rexona, Schmidt’s и «Чистая линия», средства по уходу за полостью рта Close Up, Pepsodent, «32» и «Лесной Бальзам»
• Бытовую химию: чистящие и дезинфицирующие средства Cif, Domestos и Glorix
• Продукцию для индустрии общественного питания Unilever Food Solutions

История взаимоотношений

В 2023 российское подразделение Unilever было отключено от внутрикорпоративных международных порталов. На протяжении 2022 года клиент искал подрядчика для полномасштабного переноса документов системы (до момента отключения SharePoint). В качестве исполнителя была выбрана компания QSOFT. Заказчику было необходимо внедрить независимое решение, обеспечивающее миграцию всей корпоративной базы данных за последние 10-15 лет. Компании было предложено создать внутрикорпоративный портал на базе Битрикс24, который сохранял бы возможности SharePoint в части совместной работы с документами, предоставлял доступ к организационной структуре предприятия, позволял оставаться в курсе новостей компании, агрегировал текущую базу знаний на единой информационной платформе.

Суть проекта

Предложить надёжно функционирующий аналог зарубежного программного обеспечения, отвечающий задачам компании, обеспечивающий бесперебойную работу большого числа пользователей, отличающийся удобным интуитивно понятным интерфейсом.

Количество пользователей портала на момент реализации проекта составляло более 2,5 тысяч человек. Особый акцент был сделан на внедрении защищенного инструмента работы с документами. Система также должна была соответствовать требованиям отказоустойчивости, автономности и информационной безопасности.

Задачи

• Разработка и перенос основного функционала корпоративного SharePoint
• Создание удобного и понятного интерфейса системы
• Выстраивание четкой системы администрирования портала

2. Бизнес-достижения заказчика

Корпоративный интранет внедрён в работу и активно используется сотрудниками российского подразделения Unilever.

• Общий объем перенесенных данных составил 25 терабайт (9 млн файлов), миграция 99,5% файлов из SharePoint
• Проведена интеграция с 1С через шину SAP PI
• Разработан прокси сервер для работы с приватным бакетом облачного хранилища S3 с доступом к контенту только по подписанной ссылке
• Перенос данных произведен с трёх облачных хранилищ, обеспечена приватность закрытого контура
• На портале зарегистрированы все экстранет-пользователи, ранее работавшие в SharePoint
• Разработана интеграция с ADFS для возможности сквозной авторизации сотрудников компании
• Предоставлена возможность одновременной работы с пятью документами для одного пользователя
• Добавлена возможность редактирования одного документа большим количеством юзеров (до 40 человек)
• Настроен кластер базы данных MariaDB
• Планируется дальнейшее развитие портала, исходя из требований и пожеланий заказчика. Архитектура решения готова к масштабированию, в ходе дальнейшей модернизации будут также учитываться текущие бизнес-задачи российского подразделения компании Unilever.

3. Вклад в развитие сегмента рынка

Этапы реализации проекта

Работа по проекту началась с постановки задач и выявления требований со стороны российского подразделения компании. Разработка проводилась последовательно. Задачи решались поэтапно, проводилась постоянная оценка соответствия разрабатываемого функционала целям и задачам заказчика.

В ходе реализации проекта QSOFT предоставлял отчёты по промежуточным результатам разработки функционала, что позволяло отслеживать прогресс и фиксировать расходные статьи бюджета на разработку.

В техническом задании были подробно расписаны тех. требования относительно желаемого функционала системы, приведены схемы бизнес-процессов и примеры реализации интерфейса.

1) Аналитика

На первом этапе совместно с клиентом:

• проанализированы пожелания заказчика относительно функционала внутрикорпоративного сервиса
• проанализированы возможности продукта для совместной работы с документами (Р7-Офис)
• собраны требования относительно информационной безопасности внутрикорпоративной среды
• разработана проектная документация (высокоуровневое техническое задание)
• подготовлена спецификация по интеграции с внешними системами
• проработана архитектура приложения, включая модель данных
• разработаны дизайн-макеты основных сервисов

Таким образом, была четко определена структура корпоративного портала компании Unilever, выбраны первоочередные разделы для разработки, выявлены требования к администрированию информационного пространства.

2) Разработка

• Произведена интеграция Битрикс24 с Р7-Офис для редактирования документов.
• Проведена миграция всех документов компании объемом в 9 миллионов файлов или 25 ТБ. Осуществлен перенос как контента, так и метаданных.
• Проработан доступ как сотрудников компании, так и экстранет-пользователей в соответствии с бизнес-процессами заказчика.
• Созданы профили пользователей, структура компании, главная страница с виджетами, новости, база знаний и пр.
• Произведена интеграция с 1С-ЗУП средствами корпоративной шины данных.
• Внедрена сквозная авторизация пользователей через ADFS
• Создан открытый внешний контур (обеспечен выход в интернет) с учетом требований информационной безопасности.

3) Внедрение

В ходе внедрения системы заказчик столкнулся с необходимостью унификации и систематизации имеющихся данных юзеров, что было успешно реализовано всеми сторонами процесса. В связи с высокой нагрузкой на сервисы было развернуто отказоустойчивое решение в соответствии с документацией – таким образом, была обеспечена стабильная единовременная работа большого числа юзеров с возможностью дальнейшего масштабирования системы.

Ключевой функционал

Совместная работа с документами

Возможность редактирования файлов совместно с другими сотрудниками организации и внешними пользователями.

Решение на базе отечественного ПО Р7-Офис, обеспечивающее удобный доступ к документам. Функции совместного редактирования, комментирования, исправления текстовых документов, презентаций, таблиц. Возможности форматирования и изменения структуры документа.

Функционал разработан в виде модуля, который можно установить в административной панели Битрикс24. Модуль имеет меню для настройки ключевых параметров, таких как лимит на открытие файлов одним пользователем, лимит на размер файла при его открытии, время жизни сессии и др.

При реализации модуля был учтен пользовательский опыт работы с онлайн-документами, а также основные паттерны работы с аналогичными системами.

• При онлайн-редактировании документ сохраняется автоматически без необходимости ручного сохранения пользователем
• Если документ в данный момент редактируется, то со стороны Битрикс24 не получится загрузить новую версию файла. Система выдаст предупреждение, что документ в данный момент находится в работе
• Новая версия документа в Битрикс24 создается только после того, как документ не редактировался более 5 минут, что значительно экономит место в файловом хранилище.
• Предусмотрено редактирование документов, которые приложены в комментариях к задачам.
• Разработан «релизный режим», который позволяет безопасно закрыть соединение пользователей с документами в момент релиза на корпоративном портале. Все документы принудительно сохраняются, переходят в режим просмотра и пользователь получает сообщение об этом.
• Реализован механизм ручного прерывания сессии пользователя при работе с онлайн-документом со стороны администратора портала. Механизм также является безопасным с точки зрения сохранения данных. При прерывании сессии файл принудительно сохраняется.

Внутрикорпоративная лента новостей

Возможность отслеживать новости компании на главной странице системы.

Чтение, комментирование, разграничение тематики новостей (рубрикатор), детальная статистика по каждой публикации (счётчик просмотров, счётчик комментариев). Графическое оформление текста.

Детализированный профиль пользователя

Отображение персональной информации пользователя. Различные варианты реализации для штатного и внештатного сотрудника, а также внешнего пользователя портала.

Возможность добавления фото, информации о дне рождении, личных данных и контактах юзера. Дополнительные опции – интересы, навыки, заполнения раздела «Обо мне». На базе организационной структуры компании в профиле руководителей отражается команда, у экстранет пользователей указан сотрудник компании, ответственный за работу с данным пользователем.

Дерево сотрудников

• Создана кастомная организационная структура, отвечающая запросам всех стейкхолдеров компании: представителей HR, Legal, IT, агентов изменений. Представлено два варианта отображения дерева в зависимости от наличия внештатных сотрудников. Такой формат помогает ориентироваться в разных ситуациях: от прохождения аудита до поиска маршрута для эскалации.
• Команда разработки справилась с многоуровневой вложенностью структуры – сейчас на портале работают 10 уровней подчиненности. Предложенное решение рассчитано на последующее масштабирование и расширение организации.
• Каждая карточка в оргструктуре содержит большое количество полезной информации (город, компания, функция и подфункция выбранного сотрудника), облегчает поиск и ежедневную работу HR-сотрудников. Кроме того, добавлена возможность выгружать отчеты по данным атрибутам пользователей напрямую из оргструктуры.
• В результате пользователи получили простой и наглядный интерфейс для удобной ежедневной работы, построенный над логикой автоматизированной интеграции с 1С:ЗУП.
• Построена функциональная структура компании – графическое отображение данных, из которого понятны уровни подчинения сотрудников.
• Можно осуществлять поиск по человеку, должности (результаты группируются, даются подсказки). Ветки подчинения распределяются на две группы – штатные и внештатные сотрудники.

База знаний

Реализуется в виде модуля «База знаний» Битрикс24. Внедрен удобный поиск, также обеспечено разграничение прав доступа к документам. Содержит информацию о текстовых документах, презентациях, поиск осуществляется по заголовкам и содержимому файла.

Задача: обеспечить совместное редактирование документов

Решение: предложен удобный инструмент для одновременной работы с документами нескольких пользователей (до 40 единовременных сессий на документ), обеспечены настройки доступа, внедрены различные функции для редактирования текстового документа, таблиц, презентаций (комментирование, форматирование, структуризация текста и пр.).

__________

Задача: обеспечить защищенный доступ для пользователей, в том числе внешних

Решение: внедрена сквозная авторизация средствами ADFS с использованием SAML, переход на корпоративный портал осуществляется без необходимости ввода логина и пароля, для внешних пользователей вход в систему происходит посредством двухфакторной авторизации (ввод логина-пароля и смс).

__________

Задача: создать информативный профиль пользователя

Решение: реализована интеграция с 1С:ЗУП, включая формирование странички пользователя, содержащей информацию о личных данных сотрудника компании – фамилии, имени, должности, функциях и подфункциях, команде/группе, линейном руководителе или контактном лице, email, телефоне, навыках (заполняется пользователем, модерируется и анализируется HR-службой).

__________

Задача: подключать к работе внешних пользователей и точечно контролировать доступ к файлам и папкам

Решение: с целью соблюдения требований информационной безопасности создан отдельный тип «Группы», в которой есть возможность контролировать срок действия учётной записи внешних пользователей. Разработан функционал для управления тематиками групп/проектов, сформирован готовый набор для выбора групп из списка, реализована возможность поиска по группе. Также для общего диска групп добавлено отображение объема занятого пространства (прогресс-бар).

__________

Задача: внедрить удобную базу знаний

Решение: создано информационное пространство, агрегирующее большое количество различных документов. Доступ к тем или иным файлам определяется принадлежностью к группе. Реализован удобный поиск по модулю.

__________

Задача: добавить блок «Новости»

Решение: появилась возможность добавления и редактирования внутрикорпоративных публикаций. Реализован функционал комментирования, внедрён счётчик просмотров и фильтрации новостей по категориям.

__________

Задача: отображать функциональную структуру компании

Решение: добавлено графическое отображение дерева сотрудников, сформирована навигация и поиск по данному разделу.

__________

Задача: обеспечить доступ и регистрацию экстранет-пользователей

Решение: доработана форма приглашения, разработана форма регистрации экстранет-пользователя, включая двухфакторную авторизацию по смс. Разработана система уведомлений для экстранет-пользователей и приглашающих их сотрудников.

__________

Задача: обеспечить безопасность и отказоустойчивость системы

Решение: реализован кластер систем управления базами данных, внедрены два веб-сервера приложений, управляемых балансировщиком (NLB), добавлен пакет приложений P7-Офис (реализовано на трёх нодах). Авторизация для доменных пользователей происходит средствами ADFS (находится в отказоустойчивом кластере). Используется приватный бакет облачного хранилища (S3), что позволяет получить доступ к файлам с помощью подписанного URL с использованием AWS Signature V4. Доступ осуществляется через прокси-сервер, проверяющий авторизацию пользователей. Доступ в административную панель Битрикс24 вне корпоративной сети запрещен. Для логирования разработаны расширенные логи и интегрированы в Greylog.

4. Заключение

Компания Unilever является крупнейшим заказчиком, для которого digital-интегратор QSOFT успешно реализовал высоконагруженный проект по внедрению корпоративного портала. Было выполнено множество задач, таких как интеграция с различными системами, разработка серверного решения для работы с хранилищем данных, перенос больших объемов данных. Это удобное импортозамещающее решение, обеспечивающее приватность данных и удобство работы для пользователей.