Arctic

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Клиент: Arctic — самая крупная частная инвестиционная компания в Норвегии.

Мы автоматизировали отдел управления недвижимостью и инвестиционными проектами. Всего в отделе 30-40 человек.

Бизнес-процессы:

• ведение проектов по работе с частными инвесторами;
• инвестиции в недвижимость;
• управление недвижимостью;
• распределение прибыли с инвестиционных проектов.

В каждом из процессов задействовано несколько менеджеров, создаётся большое количество документов, задач и подзадач. А весь этот процесс вместе называется "инвестиционный проект".

Ещё немного контекста

Вышеупомянутые бизнес-процессы работали при участии целого списка различных инструментов: задачники — у каждого менеджера свой, несколько эксель-табличек, заметки, папки на локальном сервере для хранения документов, а все апдейты и статусы через MS Teams.

При таком подходе нетривиальной задачей было понять:

• кто чем занят в данный момент;
• какой статус у конкретного проекта;
• почему не сходятся цифры в отчёте и т.д.

Работа отдела непрозрачна и ей сложно управлять.

Систему для управления этим процессом нам предстояло разработать.

Цели:

• сделать работу отдела прозрачной для руководства;
• снизить влияние человеческого фактора в работе с финансами;
• по возможности автоматизировать и ускорить процессы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

В рамках проекта решили:

• оцифровать бизнес-процессы отдела и привести их к единому стандарту;
• спроектировать и разработать ИТ-систему для ведения проектов отдела.

Все шаги опишем подробнее ниже.

Первым этапом было исследование, описание бизнес-процессов и приведение их к единому виду.

Изначально у менеджеров отдела не было чётко организованных процессов, каждый работал по-своему.

Создавать ИТ-систему для таких процессов затея сомнительная. Поэтому для начала мы решили привести всё к более однородному виду.

Для этого мы построили карты процессов, использовали упрощенные диаграммы, чтобы сотрудникам с стороны Арктик было проще их воспринимать. Пример таких диаграмм можно посмотреть на нашем сайте https://aspirity.ru/services/analytics/diagram

Важно отметить, что на этом этапе было достаточно много споров о том, как процессы должны выглядеть в итоге. Следующий этап мы посвятили решению этих споров.

Этап создания технического задания

Вместо кучи листов текста с описанием функциональности мы отрисовали макеты экранов, которые будет видеть пользователь и в комментариях писали, что будет происходить с данными при тех или иных сценариях. Например: "вот тут вы, как пользователь системы, вбиваете цифру — это как будто вы вот в этой эксельке вбиваете её, далее применяется вот такая формула из вот этого макроса и т.д."

На выходе получили кликабельный/интерактивный прототип в Figma. Нам это позволило избежать большинства разночтений и быстро собрать АДЕКВАТНУЮ обратную связь. Люди видят экран примерно таким, каким он будет в финальной стадии.

Несколько раундов правок UX-прототипа и мы пришли к процессу, который всем казался наиболее подходящим. Из этого уже родилось техническое задание к самому проекту. Важно, что при таком подходе и клиент и мы однозначно понимаем функциональность системы, и многие подводные камни и корнер кейсы уже продуманы. Часто этого сложно достигнуть при текстовых ТЗ.

Архитектура и выбор стэка

На технической части не будем подробно останавливаться. Отметим, что в рамках проекта частично использовали open-source части для бэка, что значительно удешевило итоговый продукт.

Иванова Евгения

Аккаунт директор, Аспирити

То что мы были в постоянном контакте с клиентом оказалось жизненно важным для проекта особенно на ранних стадиях. Множество правок в юзер-флоу были внесены на этапах аналитики, что значительно удешевило итоговый проект.

Добавить форму на этапе проектирования - это 30 минут, на этапе UI-макетов около часа, а в готовое приложение может занять день-два разработчика или даже больше в зависимости от обстоятельств.

UX-прототип по которому собирали обратную связь (на Норвежском языке)

3. Результаты сотрудничества

Как результат у нас получилось разработать единое пространство для работы менеджеров отдела и удобный инструмент взаимодействия со всем участниками бизнес-процесса. Более того удобную систему для хранения и взаимодействия с информацией.

Разработка системы шла в два этапа

1. Создание MVP в который вошли модули: дашборд менеджера, Календарь-планер и визард для внесения информации по проектам.

После запуска этой функциональности клиент уже отметил качественные изменения в работе отдела. Проект решили продолжать.

2. Во втором этапе мы реализовали дополнительные модули: ведение отчётности, интеграция с MS Teams и центр автоматических оповещений.

Ниже на изображениях покажем отмеченные модули и экраны.

Алексей Носов

Product Marketing Manager, Аспирити

Над этим проектом мы работали по Time&Material. Это позволило быть очень гибкими на всех этапах разработки и не перезакладываться лишний раз по рискам. Данный кейс — очень хороший пример того, что когда вся команда проекта, включая и сотрудников исполнителя, и сотрудников заказчика, ответственно и с самоотдачей относится к рабочему процессу, то на выходе получается действительно классный продукт за разумные деньги.

4. Заключение

В заключении поговорим о самом важном - бизнес-результатах

Изначальный процесс был хаотичен, и у нас нет точных цифр по KPI. Только в рамках этого проекта в компании пришли к оцифровке процессов, и значения примерно такие:

• среднее количество проектов на одном менеджере увеличилось с 3 до 5;
• сократили на 50-60% количество внутренних звонков-согласований. Большинство статусов можно отследить в системе и поставить задачи необходимым исполнителям;
• квартальный отчёт, на который раньше отводили две недели, сейчас делается за 2-3 дня. В системе есть готовые шаблоны, при создании данные по нужным активам подтягиваются сами;
• в итоге экономия операционного времени сотрудников составила не менее 35%. Если считать по средней загрузке сотрудников, то пропускная способность отдела в среднем увеличилась на 35-45%.

David S.

Portfolio Manager, Arctic

Positive and service-minded people with good knowledge within their field. What stood out is the team's ability to provide smart solutions to issues that come up without overstepping their decision-making boundaries. Aspirity has on several occasions suggested solutions that were superior to our own suggestions while giving us the full control over the decisions.

Ссылка на полный отзыв: https://clutch.co/profile/aspirity#review-1564625