Группа компаний Kokoc Group

1. Краткая справка об агентстве в разрезе HR

Kokoc Group – одна из крупнейших структур российского digital-сегмента. В группу компаний входят 30+ агентств и маркетинговых сервисов. Говорят, что нельзя быть экспертом во всем. Мы исключение, потому что даем экспертизу в самых разных направлениях интернет-маркетинга. В нашей команде работают более 800+ высококлассных специалистов.

Старейшей компании в составе Kokoc Group – BDBD – в этому году исполнится 22 года. Когда первые рупользователи только знакомились с интернетом под визг dial-up соединения, мы уже продвигали сайты. C тех пор произошли большие изменения: сейчас у нас 84 продукта, и за каждым стоит классная и активная команда.

Люди – основной драйвер роста. В менеджменте Kokoc Group это понимают, поэтому забота о сотрудниках – один из основных принципов кадровой политики. Избыточная коммуникация и прозрачное инфополе, формирование партнёрских отношений, инвестиции в развитие, well-being программы – это лишь часть используемых тактических инструментов, о которым мы расскажем ниже подробно.

На рынке мы известны как один из лучших работодателей России по версии HeadHunter и Forbes. В 2022 мы стали 18-ми в общем рейтинге работодателей среди всех категорий и попали в ТОП-3 среди работодателей во всей сфере маркетинга по версии HeadHunter.

В декабре 2022 вышел рейтинг лучших работодателей Forbes – серебро. Призы в подкатегориях:

• Платина – в номинации "Корпоративное управление";
• Золото – в номинации "Сотрудники и общество";
• Бронза – в номинации "Экология".

ТОП-20 рейтинга работодателей HH.ru среди средних компаний России, ТОП-3 в "Маркетинге и рекламе"

Серебро в рейтинге Forbes "Лучшие работодатели России-2022"

2. Бизнес-достижения агентства

Обзор достижений в области найма сотрудников в 2021-2023-м

Задачи

• Сократить сроки найма и повысить долю принятых офферов.
• Полностью автоматизировать процесс выхода нового сотрудника.
• Создать аналитический дашборд по основным метрикам найма и увольнения.

Решение

• Внедрили план найма на квартал по каждому юниту. Это помогло расставить приоритеты, заранее спланировать ресурсы и бюджет, выстроить кадровую стратегию в целом.
• Оптимизировали процесс приёма вакансии в работу. Для этого автоматизировали процесс согласования вакансии с заказчиками и дирекцией через механику бизнес-процесса на корпоративном портале, что позволило сократить время согласования, сделать процесс прозрачным для заказчика и исключить случаи работы рекрутерами по несогласованным или не заложенным в бюджет вакансиям.
• Увеличили входящий поток качественных резюме. Диверсифицировали каналы привлечения кандидатов, подключаем и тестируем новинки, например, реферальные сервисы. Запустили внутреннюю реферальную программу рекомендаций на вакансии через корпоративный портал. За успешную рекомендацию начисляем внутреннюю валюту. Также запустили недельную акцию с увеличенным бонусом на определённые вакансии внутри и вовне. В 2021 году 17% сотрудников пришли к нам по внутренним рекомендации, а в 2022 – уже 25%. За 2022 год мы получили 105 рекомендаций на вакансии, 37 из них были успешные.
• Автоматизировали процесс выхода нового сотрудника. Мы разработали "HR-сервис" – инструмент для автоматизации процесса выхода и движения персонала в группе компаний. Подготовка к выходу нового сотрудника сократилась до 1 дня, в день выхода на почту нового сотрудника приходит консолидированное вэлкам-письмо с доступами ко всем внутренним сервисам, программам и первично необходимой информацией. Из письма сотрудник переходит на корпоративный портал, где для него уже расписан и оформлен индивидуальный план адаптации с курсами по знакомству с компанией, инструментами и приглашением на велком-тренинг. С этим проектом мы заняли 3 место в премии HR Galaxy Awards в номинации “Лидер Цифровизации”.
• Запустили программы стажировки для специалистов по контекстной рекламе, веб-мастеров и специалистов e-mail-маркетинга. В 2021 году по итогам прохождения стажировок 6 человек были зачислены в штат группы компаний. В 2022 году была запущена стажировка для CRM-маркетологов, мы получили 48 заявок на участие, из них отобрали 36 стажеров, 11 из них взяли в штат компании. В марте 2023 годы мы уже получили 65 заявок на участие в стажировке. В 2021 году мы перезапустили бесплатную Школу вебмастеринга и разработки в Саранске. Было подано 109 заявок на обучение, 47 кандидатов поступили на обучение, 12 из них закончили обучение и 6 мы приняли на работу в группу компаний.
• Внедрили дашборд HR-аналитики на базе Google Data Studio, с помощью которого смогли оцифровать многие показатели в рекрутинге и подсветить проблемные моменты, скорректировать управленческие решения. Также это позволило нам общаться с “бизнесом” на языке цифр, обосновывать свои предложении и решения, опираясь на цифры, а не на субъективное мнение. Наконец, этот инструмент позволяет нам прицельно видеть работу рекрутеров, корректировать ее, что положительно сказывается на скорости и качестве найма.
• Провели дополнительное обучение рекрутеров по написанию писем кандидатам, описанию вакансий и отработке возражений, продуктам группы компаний, что позволило устанавливать нужный контакт быстрее и увеличить процент принятия офферов.

Результаты блока

• Сроки найма сократились с 20 рабочих дней до 17 при при тех же ресурсах команды.
• Процент принятия офферов вырос на 3% до 88%.
• Процент прохождения испытательного срока вырос на 2% до 84%.
• Источники поиска и закрытия вакансий увеличились с 12 до 20.
• 80% вакансий закрываются в срок.
• 45% вакансийзакрываются входящим потоком кандидатов, 25% – за счет реферальной программы.

Обзор достижений в области внутренних коммуникаций и формирования комфортной среды в 2021-2023

После перехода более 90% сотрудников на удаленный или гибридный формат работы, роста сотрудников из других городов и стран появилась острая потребность в более прокаченных внутренних комммуникациях (инфополе) и пересмотре Wellbeing-программ для сотрудников. Последние несколько лет были турбулентными для бизнеса, а значит, и сотрудников в целом, это не могло не отразиться на других сферах, в том числе коммуникационной.

Проблема

• Переход на удаленную работу более 90% сотрудников, разрыв привычных коммуникаций и инфополя.
• 97% новых сотрудников “удаленные”, что усложняет адаптацию.
• На 27% упала вовлеченность в общие мероприятия компании.
• 58% сотрудников не хватает информации о стратегии развития и продуктах группы компаний.
• Сотрудники не знают, что происходит в других подразделениях, иногда и в своем.
• Нет единой коммуникационной стратегии, новости выходят событийно, нерегулярно.
• При достаточно высоком показателе по общему уровню информированности наблюдаются сильно “проседающие” подразделения.

В феврале 2021 года мы провели опрос eNPS и поняли из его результатов, что инфополе группы компаний нуждается в усовершенствовании. Опрос прошли 75% сотрудников, результаты по интересующим нас блокам был следующий:

• Информированность — 7,4,
• Лояльность — 9,1,
• Вовлеченность — 8,7.

Было важно понять, какой именно информации не хватает сотрудникам, поэтому провели дополнительный опрос. Из него выяснили, что 59% сотрудников не хватает информации о стратегии развития группы компаний, продуктах, и организационных изменениях. При этом, по мнению 80% сотрудников, информации о корпоративных мероприятиях и развлечениях было на этом фоне слишком много. Наиболее удобными каналами коммуникации стали: телеграм (69%), почта (16%), корпоративный портал (15%). Предпочитаемый формат подачи информации: текст (50%), короткие видео до 7-10 минут (30%), иллюстрации (20%).

На основе исследований разработали внутрикоммуникационную стратегию на 2022-2023 года.

Задачи

• Выстроить открытый диалог руководства и сотрудников.
• Поддержать эмоционально сотрудников.
• Повысить уровень вовлеченности и информированности сотрудников о событиях компании, продуктах, стратегии развития.
• Качественно адаптировать новичков.
• Наладить формальное и неформальное общение сотрудников в условиях дистанционной работы.
• Повысить кросс-продажи.

Коммуникационную стратегию мы разбили на информационные блоки:

• Стратегия и видение развития группы компаний;
• Изменение организационной структуры и процессов;
• Ситуативные анонсы и новости;
• Корпоративная культура;
• Продукты группы компаний.

В каждом блоке определили источники информации, основные каналы коммуникации и формат подачи информации.

Согласно коммуникационной стратегии мероприятия проходили в течение 2021-2023 годов:

1. Для повышения уровня информированности сотрудников о событиях компании, продуктах, стратегии развития мы:

• Составили контент-план, разработали рубрики и утвердили частоту публикаций для каждого канала коммуникации: телеграм-канал “Саша с Кокоса”, Кокосовый дайджест новостей, корпоративный портал;
• Создали дополнительные телеграм-группы для руководителей. Туда мы дублируем самые важные анонсы + добавили рубрики только для чата руководителей, т.к. руководители — крупные “узлы” связи для сотрудников.
• В крупных (свыше 50 человек) и проседающих по показателю “Информированность” бизнес-юнитах запустили отдельные тг-каналы, в которых дополнительно освещали новости конкретного подразделения и подсвечивали новости основного канала группы компаний. Это на 25% увеличило включенность и вовлеченность в опросы и мероприятия.
• Провели четыре Открытых микрофона с топ-менеджерами. Формат — онлайн-встреча всех сотрудников группы компаний с руководством. Топ-менеджеры рассказали о Стратегии и своем видении развития компании и ответили на вопросы, которые можно было задать анонимно заранее или в чате в процессе мероприятия.
• Внедрили ежеквартальные стратегические сессии топ-менеджмента и миддл-руководителей.
• Выпустили 7 видеороликов “БизДев Подкасты” с топ-менеджерами компании, где они рассказывали о своем профессиональном пути и личных историях.
• Запустили рубрику “10 тупых вопросов к…”. В них знакомили сотрудников с профессиями группы компаний, задавая вопросы о работе и задачах аккаунт-менеджерам, SEO-оптимизаторам, таргетологам, разработчикам и др. За 2020-2022 годы рассказали о 14 профессиях группы компаний и их особенностях.
• Сняли документальный фильм о группе компаний с говорящим названием: “Kokoc Group. Миссия выполнима”, в котором рассказали от первых лиц про историю, принципы работы и о планах на будущее. В съемках приняли участие топы, сотрудники и клиенты группы. Премьера с успехом прошла на большом экране в офисе и одновременно фильм транслировался онлайн для удаленных сотрудников.

2. Мероприятия для качественной адаптации новичков, объединения и налаживания общения сотрудников в условиях дистанционной работы.

Мы запустили:

• Онлайн-велком тренинг “Welcome to Kokoc Group”, на котором совместно с управляющим партнером Kokoc Group Александром Шокуровым рассказываем об истории развития, ценностях и атмосфере в группе компаний, а также об основных процессах.
• Клубы по интересам. Сейчас их насчитывается около 10-ти: йога, футбол, квизы и настолки, speeking english club, шахматы, настольный теннис и др. Кураторами клубов выступают сами же сотрудники, занятия проходят в онлайн и офлайн форматах.
• Рандом-бот. В 2020 году мы запустили телеграм-бота, который раз в неделю выбирал случайным образом коллегу из любого отдела и подразделения, с которым можно вместе пообедать или выпить кофе онлайн/офлайн. Это позволило познакомить сотрудников из разных агентств между собой.
• Thank you letters — новогодние письма благодарности сотрудников друг другу на корпоративном портале. В конце года сотрудники пишут письма-спасибо на портале друг другу, содержание письма видят только получатели, а на его личной карточке загорается ачивка с письмом-спасибо с именем отправителя. За 3 новых года мы написали друг другу более 2000 писем.
• Внутрикорпоративное радио “Эхо Ореха”. Изначально радио задумывалось как альтернатива “Ящику валентинок” во время пандемии, но в итоге превратилось в полноценный самостоятельный формат, который объединяет в праздники всех сотрудников Kokoc Group по всему миру. Мы передаем друг другу приветы, заказываем музыку, разыгрываем призы, даже уже рекламу запускаем.
• Интерактивы и конкурсы к разным событиям: онлайн-квиз “О компании”, “Узнай первоклашку”, видеоролик с детьми сотрудников “Мои родители работают в Kokoc Group”, записали клип и песню с топами компании к Новому году и др.

3. Запустили комплекс мероприятий для увеличения кросс-продаж.

В условиях кризиса входящие лиды в агентском бизнесе добывать нелегко, и кросс-сейлинг – эффективный инструмент получения новых контрактов. У нас уже были форматы, которые освещают продукты и кейсы группы компаний, но теперь появились новые нестандартные способы подачи:

• Создали видеоролики “Время ЦФО”. Руководители бизнес-юнитов рассказывают о работе своих подразделений и продуктах. Из роликов сотрудники узнают, чем могут помочь другим подразделениям, и чем подразделения могут помочь им.
• В 2021 году перезапустили битву кейсов Ace of Case. Собственная digital-премия, которая проводится среди подразделений, работающих с клиентами. В этом году сделали ее более прозрачной, создав для этого две группы жюри: “народное” (по два представителя от каждого бизнес-юнита) и из Совета директоров группы компании. В конкурсе приняли участие все подразделения, подано 50 кейсов.
• Запустили рубрику антикейсов на корпоративном портале, где сотрудники делились опытом, как “лучше не делать” в их работе.
• Запустили на корпоративном портале реферальную программу «Деньги за лиды» от партнерской программы Кокос Clan - за передачу лида сотрудникам начисляется внутренняя валюта, которую можно потратить на разные “плюшки”, а за состоявшуюся сделку % от нее. Разработали новые форматы, которые напоминают о ней: нетворкинг-карточки, видеоролики с партнерами и т.п.
• В 2023 году мы запустили программу “Kokoc United”, цель которой еще раз простимулировать бизнес-юниты к совместным коллаборациям по продуктам, дать новое дыхание акции “Деньги за лиды”. В рамках программы мы разработали и запустили телеграм-бота, в который можно было прислать свои идеи по запуску новых продуктов ГК или переупаковки текущих, с реализацией таких идей сотрудникам помогает Департамент развития продуктов.

4. Мероприятия для поддержки сотрудников:

• Провели серию онлайн-вебинаров с психологами о том, как справляться с тревожностью, внутренним критиком и самозванцем, а также избежать “выгорания”.
• В 2020 году запустили Программу материальной помощи, а в 2021-2022 годах расширили перечень случаев для получения МП. Каждый сотрудник может получить единовременные выплаты по случаю рождения ребенка, болезни себя или близкого родственника, чрезвычайного происшествия и др. Также появилась возможность получения беспроцентной ссуды у компании на свадьбу, покупку жилья, лечение и т.д.
• Перезапустили партнерский сервис скидок для сотрудников и подключили сервисом корпоративных скидок BestBenefits. Так мы расширили линейку предложений для сотрудников по уникальным скидкам на обучение, медицинские услуги, путешествия и т.д.
• Подключили сервис эмоционального и физического здоровья “Budu”. С ним всем сотрудникам доступны безлимитные онлайн-консультации с врачами (17 специальностей) и психологами.

Результаты блока

• Согласно ENPS уровень информированности вырос с 7,4 до 8,94.
• Рост лояльности с 9,1 до 9,7.
• Рост вовлеченности с 87% до 95%.
• Рост кросс-продаж на 300%.

HR Galaxy Awards. Лидер Цифровизации. Бронза

"Золото" Summer Tagline Awards 2020 в номинации "Работаем дома: Лучший интранет"

Как поддерживали сотрудников в кризис

3. Вклад в развитие сегмента рынка

Обучение рынка, которое выросло из корпоративных онлайн-образовательных программ

До 2021 года в Кокос Group не было выстроенного внутреннего блока обучения. Митапы, вебинары носили несистемный и стихийный характер, который закрывал потребность в обучении в моменте и в узких тематиках. В процессе разработки программы поняли, что многому можем обучить и тех специалистов, кто на текущий момент не является сотрудником Kokoc Group.

Задачи:

• Повысить показатель удовлетворенности сотрудников по блоку "Обучение и рост".
• Сократить текучесть в компании по причине "отсутствия перспектив развития".

Решение

1. Внедрили направление стажировки в Kokoc Group. Работаем со студентами вузов, предлагая обучение конкретным профессиям с возможностью последующего трудоустройства в Kokoc Group.

Запустили совместно с Mindbox курс по профессии email-маркетолога; успешные студенты были зачислены в штат Kokoc Group.

Разработали и запустили бесплатную программу стажировки по специальности "Специалист по контекстной рекламе". Пригласили студентов вузов, принимаем в штат всех, успешно прошедших все этапы стажировки.

2. Сотрудничаем с образовательными проектами "Академия Связного" – наши эксперты проводят/записывают обучение по темам SEO-продвижения и CPA-направления для сотрудников "Связного". Это курсы для начинающих карьеру в digital или желающих повысить свой уровень – наш вклад в развитие рынка.

3. Внешние курсы обучения digital-специальностям.

До 2021 года ключительно сотрудничали с РЭА им. Плеханова. В учебном центре Unibrains в формате офлайн выпускали большое количество выпускников по различным digital-специальностям.

Сейчас формат офлайн становится все более не актуальным, поэтому приняли решение переходить в онлайн.

В 2022 году приобрели компании Yagla и Loftschool, которые обучают диджитал и IT-специальностям. У всех сотрудников есть возможность бесплатно обучаться на курсах, а также стать преподавателем курсов.

4. Запустили Корпоративный университет в компании под названием Kokoc Meta Learning:

• Внедрили автоматизированный сервис университета на корпоративном портале.
• Построили процесс – от этапа оценки 360 до индивидуальной обратной связи с определением цели развития на 12 мес и формированием индивидуального плана развития (ИПР).
• На базе Корпоративного университета всем сотрудникам доступна онлайн-библиотека с профессиональной литературой.
• Записали обучающие курсы для сотрудников, преподавателями стали также сами сотрудники.
• Запустили клуб “Переговорные баттлы” и Школу менеджмента для руководителей.
• Автоматизировали курс по адаптации новых сотрудников на корпоративном портале.

Результаты

• Рост удовлетворенности сотрудников по блоку “Обучение и рост” в enpS с 7,6 до 8,6.
• Запущены 4 программы стажировок по подготовке еmail-маркетологов, специалистов по контексту, веб-мастеров и frontend-разработчиков.
• Сократили число увольнений сотрудников по причине “отсутствия перспектив развития” в 2 раза.

Стажерские программы в e-mailing (Mindbox)

Статья о создании и запуске ИПР в компании

Как запускали школу разработки

4. Заключение

80% сотрудников Kokoc Group работают на удалёнке большую часть времени до сих пор. Ещё летом 2021 мы переехали во flex-офис, максимально удовлетворяющий все наши запросы к хабу, который теперь воспринимаем местом встречи с командами и клиентами. Как оказалось, управленческое решение о свободном посещении офиса, принятое сразу после первого локдауна, не помешало нам добиться значимых результатов в HR-сфере, напротив, положило начало большой трансформации коммуникационной стратегии и всей бизнес-стратегии. Make team! С помощью этого принципа мы не просто сохранили свою эффективность на расстоянии друг от друга, мы стали ближе, как результат, выросли по обороту группы компаний в 2,5 раза, несмотря на турбулентность 2022 года.

Мы научились реагировать на события извне и правильно транслировать их сотрудникам. Поддерживать команду эмоционально. Построили открытый диалог с руководством. Придумали, как качественно адаптировать новичков. Создали систему индивидуального развития сотрудников и тех, кто вполне скоро может ими стать.

И мы не остановимся!

"Великое переселение народа": как сотрудники Kokoc Group переехали в "гибкий офис"