iConText Group

1. Краткая справка об агентстве в разрезе HR

iConText Group — центр управления бизнесом, который объединяет агентства, создает новые стандарты операционного управления и помогает компаниям работать эффективнее. Бренд iConText Group существует на рынке с 2014 года, и в него входят разные, но абсолютно равные агентства: icontext, Zen Mobile, Registratura, CPAExchange, iSEO, предоставляющие услуги по комплексному управлению бизнесом в интернете (performance, аналитика, мобильный маркетинг, CPA-маркетинг, SEO и другие маркетинговые инструменты). Причем специфика отношений группы и агентств внутри нее заключается в том, что iConText Group берет на себя важнейшие задачи, связанные со стратегическим развитием, финансовым планированием, маркетинговыми коммуникациями, юридической поддержкой и, конечно, подбором персонала, позволяя бизнес-юнитам сосредоточиться на бизнес-задачах и бизнес-результатах.

В этом случае главная задача группы — оказывать поддержку входящим в нее компаниям на высочайшем уровне и в одном ключе. Чтобы обеспечить это единообразие в разрезе HR-составляющей, мы используем унифицированные шаблоны документов: оффер для кандидатов, welcome-тренинг и пр.

Работа HR-отдела выстроена таким образом, что одни сотрудники занимаются подбором персонала, отстройкой бизнес-процессов и отвечают за адаптацию новичков в компании, другие — выстраивают и поддерживают систему внутренней коммуникации внутри группы. Это ускоряет процесс адаптации новых сотрудников, формирует у них лояльность к компании, а также повышает лояльность текущих сотрудников.

Каждая компания, входящая в iConText Group, особенная, но есть точка, которая нас объединяет, — это наши ценности. Поэтому при приеме на работу мы в первую очередь смотрим, соответствует ли соискатель ценностям группы. Также большую роль для нас играют soft skills: люди могут одинаково хорошо программировать, но если у одного кандидата soft skills развиты лучше, компания отдаст предпочтение ему, т. к. именно эти навыки помогут получить преимущество перед другими специалистами.

Главные принципы, которыми мы руководствуемся в процессе найма, — максимальный комфорт и скорость. Для этого многие внутренние процессы мы автоматизировали через портал: подбор и выход новых сотрудников, их адаптация, обучение, оформление отпусков, командировок. Если раньше, чтобы вывести сотрудника на работу, нужно было вручную заводить учетку, создавать кадровые записи, заказывать пропуск и пр., то теперь это происходит автоматически.

HR-специалисту достаточно заполнить несколько строк, указав информацию о сотруднике, и другим службам (отдел кадров, бухгалтерия, техподдержка и пр.) сразу отправляются необходимые данные. Это сокращает трудозатраты специалистов и упрощает коммуникацию. Все проходит настолько быстро, насколько это возможно, без потери качества.

При этом для соискателей процесс трудоустройства проходит максимально бесшовно и комфортно. HR-специалисты всегда вежливы, дружелюбны и подкованы в digital на необходимом уровне. К выходу сотрудника все готово в первый рабочий день: на портале автоматически назначаются обучения, в процессе которых человек знакомится со структурой группы, правилами работы, основами взаимодействия в команде и пр. Кроме того, на портале автоматически проставляются встречи по обратной связи на период испытательного срока.

Что касается работы с текущими сотрудниками компании, мы руководствуемся следующими принципами:

• Взаимное уважение и соблюдение договоренностей. Мы всегда обеспечиваем сотрудников всем необходимым для комфортной работы и создаем комфортную среду. Но мы также ждем от них выполнения обязательств и хорошей работы.
• Постоянный рост и развитие. Нам важно, чтобы каждый сотрудник получал максимальные возможности для повышения профессиональной и личной ценности. Поэтому в компании сотрудники не только реализовывают wow-проекты, но и делятся знаниями, достижениями: пишут статьи для СМИ, участвуют в вебинарах, конференциях и пр.
• Прозрачное лидерство. Мы проводим тренинги для руководителей и видим, как они растут. Это укрепляет команду и в конечном счете влияет на результат. Сотрудники всегда знают и понимают цели, миссии, планы развития.

Кроме того, эффективный рабочий процесс достигается в том числе за счет определенных правил, которые действуют в компании:

• Все отделы проводят еженедельные встречи. Тема — перспективы, цели, планы.
• С каждым сотрудником проводятся как еженедельные встречи для обсуждения текущей работы, так и ежемесячные встречи по обратной связи. Цель — узнать, что человек сделал, как он себя оценивает, направить его.
• У каждого сотрудника есть план развития: какие курсы посмотреть, что почитать, чтобы повысить компетенции, и пр.
• У каждого сотрудника есть должностная инструкция, детально прописанная и регулярно обновляемая в соответствии с планом развития.
• Раз в месяц проводится встреча-релиз с кейсами отдела.
• Новым сотрудникам уделяется особое внимание, так как им тяжелее влиться в работу, поскольку они не знакомы с командой.

Также для формирования комфортной среды внутри группы мы ежегодно проводим опросы удовлетворенности сотрудников: смотрим, где и что проседает, и стараемся в кратчайшие сроки исправить ситуацию.

2. Бизнес-достижения агентства

За 2022 год мы трудоустроили 109 сотрудников во все агентства iConText Group, причем 80% из них — найм на новые вакансии для расширения команды, а 20 сотрудников из 110 — на сложные вакансии, например, директоров и технических специалистов.

Внешние активности для привлечения сотрудников

Для привлечения новых сотрудников и повышения узнаваемости HR-бренда мы приняли участие в рейтинге работодателей России, который проводится крупнейшим сервисом по поиску работы и найму персонала hh.ru. Для нас, как для группы компаний, это отличная возможность быть открытыми для соискателей и получить конкурентное преимущество на рынке труда. А для людей, которые смотрят вакансии, — определить наиболее привлекательного работодателя и найти работу мечты, где они будут делать то, что любят, и любить то, что делают. Помимо этого, в этом году налаживаем взаимоотношения со всеми ведущими вузами страны для привлечения людей на стажировки и работу.

Также в 2021 году эксперты iConText Group приняли участие в HR-конференции «Траектория. Маркетинг. Реклама. Диджитал» от AdIndex, где выступили с докладами перед студентами и смогли подробнее рассказать о группе компаний. Помимо этого, на стенде iConText Group эксперты компании помогали студентам определить свой тип мотивации и давали полезные материалы с советами по поиску работы мечты. Многие студенты оставили свои контакты, чтобы в дальнейшем мы могли связаться с ними и детальнее обсудить вопрос трудоустройства в группу компаний.

Внутренние активности для удержания и развития сотрудников

Нам важно, чтобы сотрудники были довольны компанией как на этапе собеседования, так и в рабочем процессе. Поэтому для формирования комфортной среды мы не только коммуницируем с соискателями и сотрудниками в удобном для них формате, постоянно даем обратную связь, но и внедряем новые инструменты для вовлечения в корпоративную жизнь, упрощения взаимодействия, сокращения трудозатрат, а также проводим обучения для повышения их экспертизы и всегда стараемся увеличивать заработную плату, если понимаем, что человек этого заслуживает. Помимо этого, регулярно проводим исследования рынка, смотрим, как меняются зарплаты специалистов по разным специальностям и с учетом этого корректируем уровень заработной платы в нашей группе компаний.

Что касается нововведений, которые мы реализовали в 2022 году, вот основные из них:

1. Разработали систему адаптации сотрудников

В какой-то момент HR-отдел заметил, что ротация новичков увеличилась. Мы проводили опросы с людьми, которые увольняются, и поняли, что адаптация сотрудников не на должном уровне. Также у специалистов, которые только устроились в компанию, возникало множество вопросов, на которые они не могли оперативно получить ответы. Приходилось обращаться к коллегам, выяснять, кто может помочь с решением вопроса. Отсутствие информированности новичков на уровне компании также приводило к проблемам с адаптацией. А люди, которые не обучаются и не встраиваются в процесс, довольно быстро уходят.

Мы внедрили комплекс мер, направленный на помощь новому сотруднику адаптироваться к новой среде, культуре компании, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах. В основу нашей идеи и стратегии лег путь сотрудника в компании. Мы постарались пройти его с новичком, рука об руку, начиная с первого рабочего дня. Мы вспомнили, как происходило наше развитие в группе, карьерный рост, чего не хватало нам самим и какую обратную связь нам давали коллеги.

На каждом этапе «жизни сотрудника в компании» мы продумали инструменты для коммуникации между организацией и сотрудником, а также коллег между собой. Также мы заранее просчитали и продумали, какие вопросы могут возникнуть у нового сотрудника и с какими проблемами он может столкнуться в первые дни, недели работы, и автоматизировали эти процессы.

Что именно мы сделали:

• Погружение в корпоративную культуру компании.Мы подготовили welcome-тренинг для новых сотрудников, где рассказываем об услугах компании, людях, преимуществах, структуре и пр. Также сняли приветственный мини-фильм, в котором рассказали, как устроена работа в группе, кто и за что отвечает.
• Экономия времени и ресурсов сотрудников. Например, раньше, если новичку нужно было забронировать переговорку, он должен был сначала добавить ее в Outlook. Теперь это делает служба поддержки, и переговорки автоматически появляются в системе. Принтер также автоматически подключается к рабочему месту, его не нужно настраивать вручную. Решение всех этих, казалось бы, несущественных вопросов, значительно упростило путь сотрудника в компании. Такой путь мы проходим вместе с новым сотрудником раз в полгода, и регулярно оптимизируем его.
• Автоматизация многих внутренних процессов, в том числе выхода новых сотрудников, системы адаптации. Теперь все происходит автоматически: HR-специалисту достаточно заполнить несколько строк, указав информацию о сотруднике, и другим службам (отдел кадров, бухгалтерия, техподдержка и пр.) сразу отправляются необходимые данные. Таким образом, к выходу сотрудника все готово в первый рабочий день. Дополнительно на внутреннем портале есть возможность ставить заявки, которые автоматически перераспределяются нужным специалистам: заявки на командировку, отпуск, оформление ДМС, заказ пропуска, отпуск, согласование оплаты и пр.
• Вводные обучения. Мы разработали большое количество вводных обучений: принципы взаимодействия в компании, информация о компании и пр. У новых сотрудников теперь есть доступ к техническому обучению: по профессиям, программам, сервисам. Все эти обучения интегрированы с внутрикорпоративным порталом: перед каждым обучением мы готовим подробный материал, после через портал собираем обратную связь от руководителей, даем домашние задания.
• Регулярные встречи. Мы внедрили регулярные встречи, в том числе по обратной связи, с новыми сотрудниками до момента прохождения испытательного срока. Эти встречи автоматически назначаются на портале, сотрудник видит оповещения в личном кабинете. В рамках встреч руководитель общается с подчиненным, HR-менеджер общается с новым сотрудником.
• Повышение информированности. Мы разработали и внедрили чат-бота, основная задача которого — оказывать информационную поддержку новичку на испытательном сроке. По запросу сотрудник может получить важные контакты, информацию о зарплате, прохождении испытательного срока, расположении кабинетов, брони переговорок, корпоративных чатах и пр. Кроме того, бот рассказывает, как работает офис, какие формы коммуникации приняты в компании, как быть в курсе последних новостей, а также помогает проводить опросы среди сотрудников. Все это позволяет им быстрее войти в курс дела.

Благодаря этому за 2022 год текучка кадров снизилась на 10%, на 50% увеличилось число откликов на вакансии компании, на 22% сократился срок закрытия вакансий, на 25% уменьшилось количество сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

• 2. Реализовали геймификацию и корпоративный магазин
• Теперь сотрудники iConText Group получают корпоративные винтики (название внутренней корпоративной валюты) за достижения. Например, если люди долго работают в компании, участвуют в написании статей для внутренних площадок и внешних СМИ, приводят в компанию друзей и знакомых, участвуют в конференциях, корпоративной жизни и пр. Допустим, за 3 года работы в компании человек получает 1000 винтиков — это 5000 рублей, за 5 лет — 2000 винтиков, т. е. 10000 рублей. Если сотрудник выпустил три статьи, то также получает 1000 винтиков (см. вложение 1-3).
• Эта внутренняя валюта потом конвертируется в товары, представленные в корпоративном магазине: мерч, сертификаты на услуги, например, массаж, а также покупку одежды, книг и пр. Таким образом, мы поощряем важные для компании аспекты в деятельности сотрудников. За 2022 год 95% сотрудников оформили заказ в корпоративном магазине.
• За счет использования таких игровых механик задачи становятся интереснее. Как результат — повышается мотивация, лояльность и вовлеченность в корпоративную культуру и деятельность организации. Так, в 2022 году вовлеченность сотрудников во внутрикорпоративную деятельность повысилась на 45%.
• 3. Сформировали стратегию развития внутреннего портала и планомерно реализовываем ее
• Для вовлечения сотрудников в корпоративную жизнь составили контент-стратегию для публикации материалов на внутреннем портале, которые были бы интересны каждому члену нашей команды. Например, сейчас у нас есть такие постоянные рубрики, как «Руководитель крупным планом», «История успеха», «Дайджест новостей», «Экспертное мнение», «Вдохновение от специалистов iConText Group» и другие (см. вложение 4).
• Благодаря этому наш внутренний портал — это теперь не только корпоративное СМИ, где можно найти массу полезной информации, в том числе основные документы, но и место, которое позволяет объединить всех специалистов компаний, входящих в группу. По нашим данным, 70% сотрудников регулярно заходят на внутренний портал, читают полезные материалы, лайкают и комментируют новости.
• 4. Запустили Корпоративный университет в компании и разработали программу для развития руководителей
• Развитие сотрудников — одна из ключевых задач HR-департамента. В нашей группе компаний, как и в большинстве других digital-агентств, руководители вырастают из технических специалистов. Для повышения управленческих скиллов мы разработали для них уникальную систему обучения: сформировали учебный план, прописали механики и правила обучения, разработали призовую систему (программа обучения связана с механикой геймификации iConText Group). Кроме того, мы создали лендинг, где представлена вся информация об обучении, и, главное, внедрили культуру обучения в корпоративную культуру компании (см. вложение 5,6).
• В основе нашего обучения лежат несколько принципов: практическая польза, наличие видеоматериалов и удобный доступ к обучению, наличие советников от бизнеса, которые участвуют в составлении программы обучения и корректируют ее, персонализация, обратная связь.
• Кроме того, программа интегрирована с внутренним порталом: перед каждым обучением мы готовим подробный материал, а после через портал собираем обратную связь от руководителей, узнаем, что было полезным, а что скорректировать в будущем. Плюс, даем домашнее задание до и после обучения. Это также автоматически подгружается на портал.
• В итоге нам удалось сформировать ценность обучения для руководителей: 95% руководителей подали заявку на прохождение обучения, 75% руководителей iConText Group прошли обучение, 90% обучившихся руководителей подали заявку на прохождение второго этапа программы развития.
• Для улучшения программы регулярно проводим NPS-опрос. Это позволяет получить информацию о деловых качествах руководителя от всех, с кем он коммуницирует в работе, и сравнить полученные данные с его самооценкой. Цель — дать руководителю обратную связь, определить сильные стороны, выявить точки роста, скорректировать возможные проблемы и увеличить общую продуктивность за счет повышения эффективности взаимодействия. Зачем это нужно? Сильный руководитель способен создать сильную команду, а сильная команда — обеспечить коммерческий успех.
• Вот отзывы некоторых наших сотрудников, которые прошли обучение в Корпоративном университете iConText Group (см. вложение 7 и цитаты с отзывами наших сотрудников).
• 5. Разработали новый мерч, который стал отражением корпоративной культуры группы. Разрабатывая дизайн-концепцию мерча, мы придумали абстрактную сущность — Искру. Это то, что живет внутри каждого сотрудника, отражает портрет его личности и ценности iConText Group. Мы хотели показать, что все мы разные, но у нас есть общие ценности, и именно это позволяет нам стремительно расти. Это и легло в основу концепции нашего мечта — мерча, в котором каждый сможет найти и узнать себя.
• Мерч iConText Group — это новый визуальный язык внутри компании, который строится на четырех символах. Эти символы в сочетании с фразами транслируют основные ценности группы.

Символ стрелки — стремительно расту. Из года в год люди iConText Group развиваются, повышаю квалификацию, находя в себе мотивацию двигаться вперед. Стрелка — отражение этого стремительного роста.

Символ круга — формирую комьюнити. Люди в группе совершенно разные, но вместе они формируют профессиональное комьюнити, движутся к общей цели и вдохновляют друг друга на новые свершения.

Символ книжной закладки — открываю новое. Каждый сотрудник iConText Group постоянно получает новые знания, опыт и делится этими знаниями с теми, кто его окружает.

Символ сердца — искренне поддерживаю. Мы одна команда. Мы горим общей идеей, общим делом. Но вместе с тем каждый из нас уникален и каждый излучает внутренний свет, искренне поддерживает и проявляет заботу друг о друге. И если у кого-то возникает сложность с поставленной задачей, коллеги обязательно придут на помощь. Это и позволяет нам создавать крутые проекты и закрывать самые сложные задачи.

• Все это о сотрудниках iConText Group, в каждом из которых есть та самая искра.

Мария Азлецкая

Коммерческий директор, icontext (iConText Group)

На мой взгляд, программа была очень разнообразная. Вообще считаю, что признак хорошего обучения — состояние, когда ты выходишь после тренинга и тебе есть, о чем подумать. На данной программе у меня было большое количество размышлений. Также не могу не отметить, что благодаря ее разнообразию увидела многих коллег с новой стороны, узнала, как сейчас происходит коммуникация в коллективе. Это особенно актуально после самоизоляции. Было очень круто.

Артем Попов

Руководитель развития медийных проектов, icontext (iConText Group)

Курс был очень продуктивным. Мы много работали в команде и разбирали огромное количество примеров управленческих решений, как положительных, так и отрицательных. Они отлично дополняли теоретическую часть. Кроме того, на курсе предлагались готовые решения для внедрения в рабочий процесс, и это по-настоящему полезно.

Интереснее всего было поработать с коллегами, с которыми редко общаешься и взаимодействуешь — там мы работали в группах над одним заданием. Споры, согласия, обмен мнением и опытом — этот процесс помогает формировать новые знания и выстраивает дополнительные межличностные отношения.

Юрий Котельников

Финансовый директор, iConText Group

Многие вещи были действительно полезными для меня. Взгляд со стороны помогает провести переоценку своих решений и действий. Особенно важным для меня было ощущение командного духа. Все руководители приходили с горящими глазами, активно коммуницировали и обменивались опытом. Да и сама теоретическая часть курса была познавательной. Представилась возможность посмотреть, что ты делаешь, как, и проанализировать управленческие решения.

3. Вклад в развитие сегмента рынка

Эксперты iConText Group активно занимаются образованием рынка: выступают на конференциях, например, на HR-конференции «Траектория» Назира Опарина, вице-президент по развитию iConText Group, и Вячеслав Золотарев, HR-директор iConText Group, рассказали о плюсах и минусах развития личного бренда и поделились собственным опытом. Также Вячеслав Золотарев выступил с докладом про развитие soft skills и рассказал, почему это может быть конкурентным преимуществом при трудоустройстве, в карьере и просто в жизни (см. вложение 4). Плюс, вот ссылки на выступления с конференции: https://clck.ru/ZMgqP и https://clck.ru/ZMgqq).

Помимо этого, специалисты нашей группы компаний публикуют полезные статьи в отраслевых и бизнес-СМИ, в том числе делятся опытом и дают практические рекомендации как соискателям, так и другим работодателям. За 2022 год мы опубликовали более 20 материалов в таких крупных изданиях, как «Деловой мир», Executive.ru, Rusability, Performance 360, VC.ru, РБК, «Секрет фирмы» и др.

Благодаря таким HR-активностям мы не только помогаем нашим сотрудникам развиваться, расширять горизонты, пробовать новое, но и образовываем рынок, транслируя экспертизу компании и ее ценности.

Мы регулярно участвуем в HR-премиях, конкурсах и рейтингах, отражающих HR-экспертизу iConText Group. Например, AdIndex Awards, Рейтинг работодателей России hh.ru, CX WORLD AWARDS, АКМР и другие. Помимо этого, мы проводим собственные исследования. Например, на данный момент запущено исследование «Бренд компании глазами руководителя и сотрудника», которое призвано выявить и показать, как руководители и сотрудники смотрят на развитие бренда, а также маркетинговые, PR и HR-вопросы. Исследование будет презентовано 13 апреля на конференции Brand Drift, которую организовывает iConText Group. Позже результаты исследования также будут опубликованы в блоге iConText Group.

HR-вебинар по мотивации

Исследование «Бренд компании глазами руководителя и сотрудника»

Статья «Статью опубликовал, валюту получил, мерч купил: как работает геймификация сотрудников»

Статья «Как пройти стресс-собеседование?»

Статья «Психологические приемы HR-отдела – вот их надо остерегаться!»

Статья «8 странных вопросов кандидатам на собеседованиях»

Статья «Судьбоносные строки. Как правильно составить сопроводительное письмо и зачем оно нужно»

Статья «Как HR «сканирует» ваше резюме?»

Статья «Миссия выполнима: как составить резюме, чтобы за 20 секунд заинтересовать рекрутера»

Статья «В помощь руководителю: типы мотивации как инструмент управления персоналом»

4. Заключение

iConText Group — центр управления бизнесом, который не только помогает входящим в него агентствам работать эффективнее и закрывать различные потребности клиентов, но и делает все возможное для создания комфортных условий для работы, подвижной, развивающей среды. Наши сотрудники знают, что в iConText Group им всегда есть, куда расти и развиваться, они могут рассчитывать на помощь, поддержку и всегда будут услышаны. Благодаря этому, по данным внутреннего опроса, средняя оценка удовлетворенности сотрудников работой в iConText Group в 2022 году составляет 4,5 балла. Для сравнения, в 2020 году она была 4,1. 83% сотрудников готовы рекомендовать iConText Group.

В 2021/2022 году центр управления бизнесом iConText Group взял 5 побед в крупнейших премиях по тематике HR и коммуникаций:

• Премия AdIndex Awards «Лучший HR-бренд в digital 2021».
• Топ-50 рейтинга работодателей России hh.ru — рейтинга привлекательных и открытых работодателей, успешно развивающих HR-процессы и имидж компании.
• Лауреат CX World Awards 2021/2022 в номинациях «Лучшая практика вовлеченности/мотивации персонала» и «Лучший опыт сотрудников».
• Победа в конкурсе Ассоциации директоров по коммуникациям и корпоративным медиа России (АКМР) в номинации «Лучшее корпоративное медиа 2022».

Высокая оценка жюри — показатель того, что мы движемся в верном направлении и используем действительно инновационные инструменты для работы с сотрудниками, формирования комфортной внутренней среды, положительной репутации на рынке и построения сильного HR-бренда. Как результат — все больше соискателей хотят стать частью нашей команды. И цифры по нанятым сотрудникам в 2022 году это подтверждают.